Plattform für Ausschreibung und eVergabe

aumass eVergabe Funktionen Viele hilfreiche Funktionen inklusive

Die aumass eVergabe-Plattform bildet die komplexen Sachverhalte des Vergabewesens einfach und effizient ab. Die Plattform bietet zahlreiche nützliche Funktionen, die Ihnen das tägliche Arbeiten im Vergabewesen erleichtern. Damit können Sie eVergabe erfolgreich und effizient einsetzen.
Selbstverständlich bieten wir Ihnen die gesamte Funktionalität der eVergabe-Plattform in allen Tarifen. Bei aumass ist das selbstverständlich. Von der Veröffentlichung Ihrer Ausschreibung bis hin zur eVergabe Akte sind alle Funktionen in allen Tarifen beinhaltet.

Leistungsbereiche

Ausschreibungsverwaltung

In der Ausschreibungsverwaltung behalten Sie stets den Überblick über all Ihre Verfahren. Sie können diese filtern nach Status, Leistungsbereich oder zugeordnetem Projekt. Sie können das passende Verfahren auch über einen Suchbegriff auffinden. In der Ausschreibungsverwaltung können Sie jederzeit frühere Verfahren durch „Kopieren“ als neue überschreibbare Vorlage wiederverwenden.

Verfahrensübersicht – Dashboard

Das Dashboard ist eine alternative Darstellung all Ihrer Verfahren zur Ausschreibungsverwaltung. Im Dashboard wird Ihnen zu jedem Verfahren durch ein Ampel-Prinzip der Bearbeitungszustand angezeigt. Sie können mit einem Klick die Verfahren danach filtern, wo ein Eingreifen notwendig ist (z.B. eigegangene Bieterfrage) und sich alle Verfahrens-relevanten Termine in Ihren Kalender exportieren.

aumass VergabeNavi®

Das aumass VergabeNavi navigiert Sie sicher durch alle Verfahrensarten. Alle verschiedenen Verfahrenstypen (offenes Verfahren, beschränktes Verfahren mit und ohne Teilnahmewettbewerb,…) werden in der gleichen Logik dargestellt und Sie anhand eines Zeitstrahles der Abarbeitung durchgeführt.

Vergabehandbücher

Sie können Ihre bisherigen Standardformulare aus Ihren Formularhandbüchern einfach integrieren und verwenden.
Darüber hinaus können Sie die im System hinterlegten Formularvorlagen nach VHB zur Bekanntmachung nutzen.
Natürlich werden die Stammdaten übernommen, Verknüpfungen mit Pflichtfeldern erstellt und Plausibilitätsprüfungen automatisiert durchgeführt. Auf Wunsch können Sie eigene Formulare über uns im System als vorbefüllbare Formulare hinterlegen lassen.

Vergabeunterlagen

Leistungsverzeichnisse und Vergabeunterlagen importieren Sie als PDF oder im GAEB-Standard aus Ihrer AVA-Software. Wir bieten verschiedene einfache Import- und Export-Möglichkeiten. Auf Wunsch können Sie für Ihre Leistungsverzeichnisse oder Dokumente alle Dateiformate freischalten lassen.
Das System ermöglicht den einfachen Import von Dokumenten externer Fachplaner und Partner. Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen können allen Bietern dokumentiert bereitgestellt werden.

Fristenrechner

Aumass stellt Ihnen einen Fristenrechner zur Verfügung. Hier können Sie sich Ihre Verfahrensfristen nach Bundesland, Vergaberegime, Vergabeart und Ausnahmetatbeständen berechnen lassen. Diese so berechneten Termine können Sie dann in Ihr Verfahren übernehmen. Es stellt eine unverbindliche Information dar, da der Fristenrechner nicht auf alle örtlichen Besonderheiten vor allem in Bezug auf arbeitsfreie Tage eingehen kann.

Bekanntmachungen

Alle öffentlichen Bekanntmachungen für offene Verfahren, öffentliche Ausschreibungen sowie Teilnahmewettbewerbe etc. erfolgen auf der Vergabe-Plattform. Nationale Bekanntmachungen werden an den Bund (www.bund.de) und landespezifische Pflichtmedien (z.B. BayVeBE) weitergeleitet. Alle EU-weiten Bekanntmachungen werden automatisch auch an EU TED SIMAP weitergeleitet.
Auf Wunsch der Vergabestelle erfolgt die Übergabe Ihrer Bekanntmachungen auch an weitere Ausschreibungsplattformen oder über Ihre eigene Homepage. Allgemein verbindliche Änderungen oder Ergänzungen zu Vergabeunterlagen werden ebenfalls bekannt gemacht.

Kommunikation

Die gesamte Kommunikation mit den Bietern erfolgt über die eVergabe-Plattform und wird automatisch dokumentiert. Dies umfasst Änderungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen, den Nachrichtenaustausch, Stellen und Beantworten von Bewerber- / Bieterfragen, Nachfordern von Unterlagen, die Bereitstellung von Auftragsbekanntmachungen und die Benachrichtigung von nicht berücksichtigten Bietern.

Markterkundung

Markterkundungen entsprechend VgV als Vorbereitung der Auftragsvergabe und zur Unterrichtung der Unternehmen über Auftragsvergabepläne und –anforderungen können über die aumass eVergabe-Plattform durchgeführt werden, um gezielt relevante Bieter anzusprechen und um einen Überblick der auf dem Markt angebotenen Leistungen zu erhalten.
Für Markterkundungen können Sie Ihre eigenen Firmeninformationen aus den von Ihnen definierten Kategorien nutzen.

aumass FirmenDB®

Als Zusatzfunktion können Sie die aumass FirmenDB® für Markterkundungen und Ihre eigenen Einladungsteilnahmeverfahren verwenden. Die aumass FirmenDB® listet rund 700.000 Unternehmen für Bau-, Liefer- und Dienstleistungen in ganz Deutschland auf.

Angebotstresor

Die elektronischen Angebote werden gemeinsam mit den Dokumenten der Bieter verschlüsselt im Angebotstresor erfasst. Das Einreichen elektronischer Angebote durch die Bieter wird mit den unterschiedlichen Signaturverfahren unterstützt.
Voreingestellt ist die Textform nach § 126 (b) BGB. Diese ist rechtkonform und am wenigsten diskriminierend. Die eVergabe-Plattform identifiziert hierbei den Bieter und speichert dessen Identität und IP-Adresse. Der Name der erklärenden Person wird rechtskonform nach §126(b) BGB abgefragt und den Unterlagenbeigefügt. Auf Wunsch der Vergabestelle unterstützen wir auch fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen.
Die Angebotseröffnung wird nach dem Vier-Augen-Prinzip mit persönlichen Code-Schlüsseln durchgeführt. Die Code-Schlüssel werden bei jeder Angebotseröffnung für alle beteiligten Personen neu erzeugt. Darüber hinaus wird automatisch ein Protokoll erzeugt, in welchem die Angebotseröffnung dokumentiert wird. Weitere elektronische Signaturen sind für die Vergabestellen nicht erforderlich.
Der Angebotstresor bietet die Möglichkeit, nach Abschluss der Submission alle Angebote und Dokumente für die Weitergabe oder Archivierung zu exportieren.

Angebote in Papierform

Der Angebotstresor enthält eine einfache Schnittstelle zum Import von Angeboten in Papierform, die nicht in elektronischer Form über die eVergabe-Plattform eingegangen sind. Diese können nach Öffnung des digitalen Tresors einfach und komfortabel hinzugefügt werden. In dieser Form auf der Plattform gespeichert, dokumentieren Sie den Vorgang vollständig elektronisch und entlasten Ihre Ablage.

Angebotsprüfung und Wertung

Die Wertung der Angebote erfolgt außerhalb der Plattform mit Ihren Software-Systemen.
Das Ergebnis Ihrer Prüfung und Wertung, die formale Angebotswertung, die Eignungsprüfung, die Prüfung der Angemessenheit der Preise, die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes, etc. können Sie für die Dokumentation in der E-Vergabeakte speichern.

Information der nicht berücksichtigten Bieter

Die Kommunikation mit den Bietern über die Plattform ermöglicht dokumentierte Mitteilungen als Ab- und Zusagen an die Bieter. Die Information der nicht berücksichtigten Bieter nach §134 GWB kann über die aumass eVergabe-Plattform rechtskonform übermittelt werden. Somit halten Sie Ihre Fristen für den Zuschlag ein.

Dokumentation und eVergabe-Akte

Der vollständige Vergabeprozess wird in einer elektronischen Vergabeakte erfasst und dokumentiert.
Die elektronische Vergabeakte ist eine Sammlung aller Dateien, Dokumente und Logins der Nutzer. Alle Aktionen werden mit Zeitstempel und der persönlichen Nutzer-Identifikationsnummer gespeichert. Die Ergänzung der eVergabeakte mit Dokumentationsvermerken und jeglicher Art von Dokumenten ist jederzeit möglich. Der Export der gesamten Dokumentation oder einzelner Dokumente ist jederzeit möglich.

Projektverwaltung

Als projektbasiertes System können jedem Projekt bestimmte Nutzer zugeordnet werden. Dabei können jedem Nutzer bestimmte Rollen und Rechte zugewiesen werden.
Die Projektverwaltung umfasst eine automatische Statistikübersicht für Berichte, sowie eine kaufmännische Übersicht der Vergabeergebnisse für jedes Projekt. Alle Ausschreibungen werden einem Projekt zugeordnet.

Vergabestatistik

Die verpflichtenden Meldungen an Destatis nach der Vergabestatistikverordnung können über die aumass eVergabe-Plattform versendet werden. Somit kann dieser Pflicht einfach und komfortabel nach Abschluss der Ausschreibung nachgekommen werden.

Rollen und Rechte

In der Projekt- und Nutzerverwaltung der eVergabe-Plattform sind Standard-Rollen- und Rechte voreingestellt.
Grundsätzlich wird zwischen Vollnutzern (interne Mitarbeiter) und Teilnutzern (externe Mitarbeiter) unterschieden. Die Rollen- und Rechte können global über den gesamten Account vergeben werden, aber auch sehr zielgenau über die Projekte bis auf einzelne Ausschreibungen. Gerade für externe Berater ist es wichtig, dass diese nur ganz spezielle Ausschreibungen einsehen und bedienen können.

Auftraggeberverwaltung

In der Auftraggeberverwaltung kann eine beliebige Anzahl verschiedener Auftraggeber hinterlegt werden. Vergabe und Beschaffung für mehrere Auftraggeber oder unterschiedliche Auftraggeber ist dadurch problemlos möglich. Jedem Projekt werden ein oder auch mehrere Auftraggeber zugeordnet. Dabei kann zwischen Haupt- und Nebenauftraggeber unterschieden werden.

Eigene Bieterverwaltung

In der Bieterverwaltung können Bieterlisten erstellt und verwaltet werden. Die Bieter können verschiedenen Kategorien zugeordnet werden und so beispielsweise für beschränkte oder freihändige Verfahren verwendet werden. Ihre bereits vorhandenen Daten mit Firmen und Adressen können einfach importiert werden.

Bekanntmachungen auf Ihrer Internetseite

Die Darstellung der Ausschreibungen und Bekanntmachungen einer Vergabestelle auf der eigenen Webseite ist einfach möglich. Der Installationsaufwand beträgt ca. 30 Minuten in Absprache mit der IT-Abteilung. Die Bieter erhalten über die Webseite der Vergabestelle direkten Zugang zu den Ausschreibungen und den entsprechenden Unterlagen. Über den Iframe werden automatisiert immer nur die aktuellen Ausschreibungen angezeigt. Dieser kann dem Gestaltungsschema Ihrer Homepage angepasst werden.

Datensicherheit

Die eVergabe-Plattform ist auf zertifizierten Hochverfügbarkeits-Rechenzentren in Deutschland installiert. Auch die Erweiterungen, Wartung und Datensicherung erfolgen durch aumass und deren Partner ausschließlich in Deutschland. Die Datenübertragung erfolgt nach Bankenstandard.

Kompetentes Serviceteam

aumass bietet ein kompetentes und freundliches Service- und Support-Team. Unsere Mitarbeiter sind bestens geschult mit dem Umgang der Plattform und in praktischen und rechtlichen Fragen zu Ihren Verfahren. Der Support ist Montag bis Donnerstag von 8:00-17:00 Uhr und freitags von 8:00-16:00 kostenlos erreichbar.