aumass eVergabe Funktionen Viele hilfreiche Funktionen inklusive

Leistungsbereiche

• Bauleistungen (öffentlich VOB/A Abschnitt 1 und 2) und BGB privatrechtlich
• Lieferleistungen (öffentlich VgV , VOL/A zukünftig UVgO) und BGB privatrechtlich
• Dienstleistungen (öffentlich VgV/GWB und zukünftig UVgO) und BGB privatrechtlich

Ausschreibungsverwaltung

Einheitliche Arbeitsabläufe für alle Verfahren entsprechend VOB für Hoch- und Tiefbau, sowie für Dienstleistungen und Lieferleistungsvergaben nach VgV und VOL (zukünftig UVgO) einschließlich der erforderlichen Verfahren entsprechend SektVO.
In der Ausschreibungsverwaltung können Sie jederzeit frühere Verfahren durch „Kopieren“ als neue überschreibbare Vorlage wiederverwenden.

Verfahrensübersicht – Dashboard

Text ist im Aufbau.

aumass VergabeNavi®

Wir bieten alle zwölf Verfahrensarten in einer Logik. Offenes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren, Öffentliche Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung, Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb, Freihändige Vergabe, Verhandlungsverfahren, Wettbewerblicher Dialog, etc..

Vergabehandbücher

Sie können Ihre bisherigen Standardformulare VHB, HVA B-StB, HVA L-StB, HVA F-StB und VOL aus Ihren Formularhandbüchern einfach integrieren und verwenden.
Darüber hinaus können Sie die im System hinterlegten Formularvorlagen nach VHB zur Bekanntmachung nutzen.
Natürlich werden die Stammdaten übernommen, Verknüpfungen mit Pflichtfeldern erstellt und Plausibilitätsprüfungen automatisiert durchgeführt. Auf Wunsch können Sie eigene Formulare über uns im System hinterlegen lassen.

Vergabeunterlagen

Leistungsverzeichnisse und Vergabeunterlagen importieren Sie als PDF oder im GAEB-Standard aus Ihrer AVA-Software. Wir bieten verschiedene einfache Import- und Export-Möglichkeiten. Auf Wunsch können Sie für Ihre Leistungsverzeichnisse oder Dokumente alle Dateiformate freischalten lassen.
Das System ermöglicht den einfachen Import von Dokumenten externer Fachplaner und Partner. Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen können allen Bietern oder auch nur einzelnen Bietern einfach bereitgestellt werden. Die Änderungen werden automatisch auf der Vergabeplattform dokumentiert.

Fristenverwaltung

Sie können die Zusatzfunktion Termin- und Fristenmanager mit automatischer Erinnerungsfunktion nutzen.
Ihre Terminorganisation über alle Fristen in allen Vergabeverfahren wird deutlich übersichtlicher und damit sicherer. Ein Export ihrer Terminläufe ist möglich.

Bekanntmachungen

Alle öffentlichen Bekanntmachungen für offene Verfahren, öffentliche Ausschreibungen sowie Teilnahmewettbewerbe etc. erfolgen auf der Vergabe-Plattform. Nationale Bekanntmachungen werden an den Bund (www.bund.de) weitergeleitet. Alle EU-weiten Bekanntmachungen werden automatisch auch an EU TED SIMAP weitergeleitet.
Auf Wunsch der Vergabestelle erfolgt die Übergabe Ihrer Bekanntmachungen auch an weitere Ausschreibungsplattformen. Allgemein verbindliche Änderungen oder Ergänzungen zu Vergabeunterlagen werden ebenfalls bekannt gemacht.

Kommunikation

Die gesamte Kommunikation mit den Bietern erfolgt über die eVergabe-Plattform und wird automatisch dokumentiert. Dies umfasst Änderungen und Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen, den Nachrichtenaustausch, die Bereitstellung von Auftragsbekanntmachungen und die Benachrichtigung von nicht berücksichtigten Bietern.

Markterkundung

Anfragen als Markterkundung entsprechend VgV dienen als Interessensbekundung oder Information, um gezielt relevante Bieter anzusprechen und um einen Überblick der auf dem Markt angebotenen Leistungen zu erhalten.
Für Markterkundungen können Sie Ihre eigenen Firmeninformationen aus den von Ihnen definierten Kategorien nutzen.

aumass FirmenDB®

Als Zusatzfunktion können Sie das aumass BauVerzeichnis® für Markterkundungen und Ihre eigenen Einladungsteilnahmeverfahren verwenden. Das aumass BauVerzeichnis® listet rund 270.000 Bauunternehmen aus Hoch- und Tiefbau in ganz Deutschland.

Angebotstresor

Die elektronischen Angebote werden gemeinsam mit den Dokumenten der Bieter verschlüsselt im Angebotstresor erfasst. Das Einreichen elektronischer Angebote durch die Bieter wird mit den unterschiedlichen Signaturverfahren unterstützt.
Voreingestellt ist die elektronische Signatur in Textform nach § 126 (b) BGB. Diese ist rechtkonform und am wenigsten diskriminierend. Die eVergabe-Plattform identifiziert hierbei den Bieter und speichert dessen Identität und IP-Adresse. Auf Wunsch der Vergabestelle unterstützen wir auch fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen.
Die Angebotseröffnung wird nach dem Vier-Augen-Prinzip mit persönlichen Code-Schlüsseln durchgeführt. Die Code-Schlüssel werden bei jeder Angebotseröffnung für alle beteiligten Personen neu erzeugt. Darüber hinaus wird automatisch ein Protokoll erzeugt, in welchem die Angebotseröffnung dokumentiert wird. Weitere elektronische Signaturen sind für die Vergabestellen nicht erforderlich.
Der Angebotstresor bietet die Möglichkeit, nach Abschluss der Submission alle Angebote und Dokumente für die Weitergabe oder Archivierung zu exportieren.

Angebote in Papierform

Der Angebotstresor enthält eine einfache Schnittstelle zum Import von Angeboten in Papierform, die nicht in elektronischer Form über die eVergabe-Plattform eingegangen sind. In dieser Form auf der Plattform gespeichert, dokumentieren Sie den Vorgang vollständig elektronisch und entlasten Ihre Ablage.

Angebotsprüfung und Wertung

Die Wertung der Angebote erfolgt außerhalb der Plattform mit Ihren Software-Systemen.
Das Ergebnis Ihrer Prüfung und Wertung, die formale Angebotswertung, die Eignungsprüfung, die Prüfung der Angemessenheit der Preise, die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebotes, etc., sowie Ihre Vergabevermerke können Sie für die Dokumentation in der E-Vergabeakte speichern.

Information der nicht berücksichtigten Bieter

Die Kommunikation mit den Bietern über die Plattform ermöglicht dokumentierte Mitteilungen als Ab- und Zusagen an die Bieter.

Dokumentation und eVergabe-Akte

Der vollständige Vergabeprozess wird in einer elektronischen Vergabeakte erfasst und dokumentiert.
Die elektronische Vergabeakte ist eine Sammlung aller Dateien, Dokumente, Screenshots und Nutzerhandlungen. Alle Aktionen werden mit Zeitstempel und der persönlichen Nutzer-Identifikationsnummer gespeichert. Die gesamten Daten und Handlungen werden zusätzlich zur eVergabeakte in der IT-Historie der Plattform gespeichert.
Die Ergänzung der eVergabeakte mit Dokumentationsvermerken ist jederzeit möglich. Der Export der gesamten Dokumentation oder einzelner Dokumente ist jederzeit möglich.

Projektverwaltung

Als projektbasiertes System können jedem Projekt bestimmte Nutzer zugeordnet werden. Dabei können jedem Nutzer bestimmte Rollen und Rechte zugewiesen werden.
Die Projektverwaltung umfasst eine automatische Statistikübersicht für Berichte, sowie eine kaufmännische Übersicht der Vergabeergebnisse für jedes Projekt.

Vergabestatistik

Die Statistikmeldungen als Ex Ante nach § 19 Abs. 5 VOB/A und VOL/A, Ex Post nach § 20 Abs. 3 VOB/A bzw. § 19 Abs. 2 VOL/A für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben werden automatisiert an www.bund.de sowie die jeweiligen Länderinstitutionen weitergeleitet.
Zusätzlich bietet die eVergabe-Plattform verschiedene statistische Auswertungen des Vergabemanagements für interne Zwecke an. Dies ist für ein kaufmännisches Controlling für einzelne Projekte oder als Übersicht über alle Vergaben möglich.

Rollen und Rechte

In der Projekt- und Nutzerverwaltung der eVergabe-Plattform sind vier Rollen- und Rechte-Konfigurationen als Standard voreingestellt:
Projektleitung, Projektbearbeitung, Assistenz, Revision.
Zusätzlich besteht die Möglichkeit, ein spezielles Rollen- und Rechte-Modul zu verwenden. Damit können die Rollen und Rechte der Nutzer verwaltet und individuell an die Struktur der Vergabestelle angepasst werden.

Zusätzliche Auftraggeber

Im Verwaltungsbereich der Plattform kann eine beliebige Anzahl verschiedener Auftraggeber hinterlegt werden. Vergabe und Beschaffung für mehrere Auftraggeber oder unterschiedliche Auftraggeber ist dadurch problemlos möglich.

Eigene Bieterverwaltung

In der Bieterverwaltung können Bieterlisten erstellt und verwaltet werden. Die Bieter können verschiedenen Kategorien zugeordnet werden, beispielsweise für beschränkte oder freihändige Verfahren. Ihre bereits vorhandenen Daten mit Firmen und Adressen können einfach importiert werden.

Bekanntmachungen auf Ihrer Internetseite

Die Darstellung der Ausschreibungen und Bekanntmachungen einer Vergabestelle auf der eigenen Webseite ist einfach möglich. Der Installationsaufwand beträgt wenige Minuten. Die Bieter erhalten über die Webseite der Vergabestelle direkten Zugang zu den Ausschreibungen.

Datensicherheit

Die eVergabe-Plattform ist auf zertifizierten Hochverfügbarkeits-Rechenzentren in Deutschland installiert. Auch die Erweiterungen, Wartung und Datensicherung erfolgen durch aumass und deren Partner ausschließlich in Deutschland.

Individuelle Vergabeplattform

Auf Wunsch werden komplette eVergabe-Portale angeboten. Diese sind für die Nutzung und Vermarktung durch den Kunden vorgesehen und können kundenspezifisch angepasst werden.

Zusätzliche Schnittstellen

Auf Wunsch können individuelle Schnittstellen für die optimale Anbindung an andere IT-Systeme zur Verfügung gestellt werden.

Kompetentes Serviceteam

Sie erreichen unser Serviceteam telefonisch Mo bis Fr 8–17.00 Uhr unter +49 / 941 280 9 23-0.
Der telefonische Support und Service ist gebührenfrei.