eVergabe Service Ihre Vergaben – unsere Kompetenz
Ihre Mitarbeiter sind täglich mit einer steigenden Zahl von Vergaben, sich ändernden Rahmenbedingungen und gesetzlichen Vorgaben belastet. Hier bieten wir Ihnen unsere Unterstützung an und nehmen Ihnen einen Großteil der Verfahrensschritte ab. Geben Sie Ihre Vergaben in unserer Hände, ohne diese aus der Hand zu geben – denn so will es der Gesetzgeber!
Mit dem aumass eVergabe Service bleiben Sie immer Herr Ihrer Verfahren!
Die einzelnen Schritte eines Vergabeverfahrens sind genau festgelegt. Sie sind gesetzlich vorgeschrieben und müssen gewissenhaft ausgeführt und dokumentiert werden. Wir unterstützen Sie in diesem arbeitsintensiven Prozess und übernehmen einen Großteil der Durchführung.
Die Leistungen des aumass eVergabe Service:
Der aumass eVergabe Service unterstützt Sie schon bei der Vorbereitung der Verfahren. Wir legen Ihren Account an und teilen den Mitarbeitern die angedachten Rollen und Rechte zu. Der Vergabeservice kümmert sich um die Einstellung der Rollen und Rechte, legt Ihre Verfahren an, bereitet die Veröffentlichung vor und führt die Verfahren digital durch. Im Detail übernimmt der aumass eVergabe Service folgende Leistungen für Sie:
- Erstellung des Nutzerkontos
- Erstellung der Unterkonten für interne und externe Mitarbeiter (Architekten/Planer/Projektleiter/Bauherren/ etc.)
- Erstellung der Projekte auf aumass, sowie die Zuordnung der berechtigten Mitarbeiter zu den Projekten
- Einstellung der Bieterlisten für beschränkte Verfahren
- Vorbereitung und Veröffentlichung des Verfahren, ggfls. mit vorangegangener EX-Ante Meldungen/Vorankündigung
- Veröffentlichung bei den Pflichtmedien Bund.de und spezifische Landes-Pflicht-Medien
- Veröffentlichung bei TED-Simap bei EU-weiten Ausschreibungen
- Freigabe der durch die Fachplaner eingestellten Vergabeunterlagen
- Durchführung des Verfahrens:
- Nachträgliche Ergänzungen/Informationen zu den Vergabeunterlagen versenden und freigeben
- Bieterfragen weiterleiten an die entsprechenden Fachplaner
- Beantwortung der Fragen über aumass nach Vorlage der Planer
- Durchführung der Submission und Weitergabe der Angebote zur Wertung durch die Planer
- Digitalisierung der postalisch eingegangenen Angebote
- Versenden von Anfragen für Nachreichungen an die Bieter und weiterleiten der Nachreichungen an die entsprechende Wertungs-Stelle
- Versenden der Information der nicht Berücksichtigung an die Bieter nach § 134 GWB
- Versenden des Zuschlags an den Gewinner/Auftragnehmer
- Statistikmeldungen EX-Post / Bekanntmachung vergebener Aufträge
- Pflicht-Meldung an das Statistische Bundesamt ab 25 TEU Auftragswert
- Erstellung der eVergabe Akte / Vollständige Dokumentation der eVergabe
Was muss der Auftraggeber selbst leisten?
Der Auftraggeber kümmert sich um die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und Formblätter, Beantwortung der eingehenden Bieterfragen, wirkt bei der Submission mit, prüft und wertet die Angebote und trifft die Vergabeentscheidung. Auch die Wahl der Verfahrensart wird im Rahmen des Vergabeservices von Auftraggeber getroffen. Er muss alle Entscheidungen im Verfahren treffen und die nach außen wirksamen Handlungen durchführen.
Wie wird sichergestellt, dass der Auftraggeber Herr des Verfahrens bleibt?
Alle wichtigen Entscheidungen im Rahmen des Vergabeservices trifft der Auftraggeber. Er legt die Verfahrensart fest, kontrolliert die Vergabeunterlagen, Formblätter und Bekanntmachung. Der Vergabeservice führt die Submission immer gemeinsam mit dem Auftraggeber durch. Und nicht zuletzt wird natürlich die Vergabeentscheidung einzig und alleine vom Auftraggeber getroffen. Der aumass eVergabe Service erhält im Account die entsprechenden Rollen und Rechte, dass seine Handlungsmöglichkeiten auf die gesetzlich zulässigen beschränkt bleiben.
Wie werden die Rollen und Rechte verteilt?
Sowohl der Mitarbeiter des Vergabeservice, als auch ein Mitarbeiter des Auftraggebers erhalten die Rolle des Projektleiters und können so gemeinsam das Verfahren führen. Weitere Rollen gehen an den Auftraggeber, z.B. Submission und wenn gewünscht auch eine Leserolle zum Beobachten. Darüber hinaus können natürlich auch im Modell des Vergabeservices Rollen (Assistenz und Assistenz plus) an externe Berater wie Architekten oder Ingenieure verteilt werden. So kann das komplette Team optimal und vergaberechtskonform zusammengestellt werden.
Wer führt den Submissionstermin durch?
Der Submissionstermin wird immer von einem Mitarbeiter des Auftraggebers durchgeführt. Als zweite Person nimmt in der Regel ein Mitarbeiter des Vergabeservice teil, um die digitale Durchführung der Submission zu übernehmen. Falls auch postalische Angebote zugelassen sind, übernimmt der Vergabeservice auch die Dokumentation dieser Unterlagen im Account des Auftraggebers.
Auf wen läuft der Account?
Der aumass eVergabe Service legt den Account für Sie an und bereitet alles vor. Der Account läuft auf den Namen des öffentlichen Auftraggebers, denn dieser muss nach außen in Erscheinung treten. Der Mitarbeiter des aumass eVergabe Services erhält lediglich ein Unterkonto mit den entsprechenden Rollen und Rechten, um Sie optimal bei Ihren Verfahren zu unterstützen.
Tritt der aumass eVergabe Service auf Bieterseite in Erscheinung?
Der Account läuft auf den öffentlichen Auftraggeber und damit tritt auch nur dieser auf Bieterseite in Erscheinung. Alle veröffentlichten Unterlagen, Formblätter, beantworteten Bieterfragen und ähnliches werden im Namen des Auftraggebers an die Bieter / Bewerber übermittelt. Der aumass eVergabe Service unterstützt Sie im Hintergrund.
Wie erleichtert der Vergabeservice meinen Alltag?
Der aumass eVergabe Service unterstützt Sie enorm in Ihrem Vergabealltag. Ein fester Mitarbeiter des aumass eVergabe Service kümmert sich um all Ihre Verfahren, koordiniert die Arbeitsschritte und kümmert sich um den gesamten Work-Flow. Sie werden kontaktiert, sobald Handlungen von Ihnen erforderlich sind. Bieterfragen werden vom aumass eVergabe Service anonymisiert an die Fachplaner zur Beantwortung weitergeleitet und dann auf der Plattform den Bietern zur Verfügung gestellt.
Wo sind die Grenzen des Vergabeservice?
Es gibt Aufgaben, die immer im Zuständigkeitsbereich des Auftraggebers bleiben, da das Vergaberecht dies so fordert: Auswahl der Verfahrensart, Bereitstellung der Vergabeunterlagen und Formblätter, Beantwortung der eingehenden Bieterfragen, Mitwirken bei der Submission, Prüfung und Wertung der Angebote, Entscheidung über den Zuschlag. Der aumass eVergabe Service kann die Verfahren für Sie koordinieren und digital durchführen, alle Entscheidungen müssen jedoch vom Auftraggeber selbst getroffen werden.
Welche Zusatzleistungen kann aumass Ihnen vermitteln?
Falls es nötig sein sollte kann der aumass eVergabe Service für unterschiedliche Spezialthemen einen Vergaberechtsanwalt hinzuziehen. Eine rechtliche Beratung wird vom aumass eVergabe Service selbst nicht angeboten. Darüber hinaus vermitteln wir auch gerne entsprechende Fachplaner für Ihre Vorhaben.