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Elektronische Signaturen Textform, Fortgeschrittene, Qualifizierte

Eine elektronische Signatur erfüllt den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten und stellt damit die digitale Variante der Schriftform dar. Der Unterzeichner beziehungsweise der Signaturersteller ist eindeutig identifizierbar, somit lässt sich die Integrität der signierten elektronischen Daten überprüfen.
Wichtige Änderung seit Juni 2016: Für Vergaben nach VgV, VOB und UVgO hat der Gesetzgeber zur Vereinfachung der Verfahren die sogenannte Textform nach § 126 (b) BGB als vollumfänglich ausreichend und damit als Standard festgelegt! Die Übermittlung von Angeboten in Textform ist einfach und gebührenfrei möglich.
In Ausnahmefällen kann von der Vergabestelle die qualifizierte elektronische Signatur oder fortgeschrittene elektronische Signatur zusätzlich gefordert werden. Welche Signatur gefordert wird, soll in der Bekanntmachung und den Vergabeunterlagen der jeweiligen Ausschreibung festgelegt sein.

3 Lösungen für die elektronische Angebotsabgabe:

Somit existieren heute drei Lösungen parallel, die die Anforderungen einer elektronischen Signatur erfüllen. Alle drei Lösungen sind 100% rechtskonform. Die Lösungen unterscheiden sich für Bieter insbesondere durch den zum Teil erheblichen administrativen Aufwand und die Kosten (siehe 2 und 3).

Angebot mit Unterschrift und Stempel stellt eine elektronische Signatur in Textform dar

Textform

Die kostenlose Textform § 126 (b) BGB

Notebook, Chipkarte und Lesegerät zeigen die fortgeschrittene elektronische Signatur

Chipkarte und Lesegerät

Die qualifizierte elektronische Signatur

Lösung 1:
Textform nach § 126 (b) BGB
Die kostenlose Lösung zur Vereinfachung der elektronischen Angebotsabgabe

Faktisch erfüllt jedes unterschriebene und eingescannte Dokument die Tatsache der Textform nach § 126(b) BGB. Ist „Textform“ vorgeschrieben, so muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden.
Ein dauerhafter Datenträger ist jedes Medium, das (1) es dem Empfänger ermöglicht, eine auf dem Datenträger befindliche, an ihn persönlich gerichtete Erklärung so aufzubewahren oder zu speichern, dass sie ihm während eines für ihren Zweck angemessenen Zeitraums zugänglich ist, und (2) geeignet ist, die Erklärung unverändert wiederzugeben.
An diese vereinfachte und kostenlose Form werden keine weiteren Voraussetzungen gekoppelt. So erfüllen bereits eingescannte Dokumente (beispielsweise Scan oder Foto von ausgedrucktem Angebot), mit Benennung der handelnden Person und deren Unterschrift und Firmenstempel die Kriterien nach 126(b) BGB.
Die hohen Hürden der komplizierten elektronischen Zertifikat- oder Karten-Signaturverfahren für Bieter sind damit vom Gesetzgeber erheblich vereinfacht worden. Diese Lösung ist einfach und gebührenfrei.

Lösung 2:
Fortgeschrittene elektronische Signatur

Im vollständigen Gegensatz zur Textform nach 126 (b) BGB wird die fortgeschrittene elektronische Signatur mit einem individuellen personalisierten Signaturschlüssel (Softwarezertifikat) erstellt.
Nach der Bestellung bei einem Anbieter und Überprüfung Ihrer persönlichen Daten wird Ihnen das Softwarezertifikat durch Ihren Anbieter ausgestellt und übermittelt. Zusätzlich erhält die Person per Post ein Passwort für das Zertifikat.
Wird eine elektronische Signatur von der Vergabestelle vorgegeben, wird das Softwarezertifikat abgefragt und durch Eingabe des Passworts vom Bieter bestätigt. Die Softwarezertifikate erhalten Sie unter anderem bei der Bundesdruckerei oder bei der von uns empfohlenen Allgeier IT Solutions GmbH.

Lösung 3:
Qualifizierte elektronische Signatur

Als höchster Sicherheitsstandard gilt die sogenannte qualifizierte elektronische Signatur. Diese arbeitet mit Hilfe einer Signaturkarte und einem Kartenlesegerät, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.
Die Bestellung der Signaturkarte erfolgt bei einem Trustcenter in Verbindung mit einer postalischen Ausweishinterlegung. Nach circa 10 bis 14 Tagen erhält man das Kartenlesegerät, sowie die Signaturkarte und den dazugehörige PIN-Brief. Dieser Zeitraum kann je nach Anbieter unterschiedlich sein. Für Bieter bedeutet dieser Ablauf leider hohe Hürden, deshalb wird angeraten, sich vorher über die Lieferzeiten Ihres Anbieters zu informieren. Dies gilt insbesondere, wenn man in nächster Zeit an einer Ausschreibung teilnehmen möchte. Um die Signaturkarte zu aktivieren, muss diese nach Erhalt zudem nochmals freigeschaltet werden.
Die Signaturkarten und Lesegeräte sind auch über die örtlichen Industrie- und Handelskammern erhältlich. Sie erhalten Signaturen unter anderem bei der Bundesdruckerei, der Deutschen Telekom AG oder dem DGN Deutsches Gesundheitsnetz.
Wir empfehlen interessierten Bietern hierzu die Seite von DE-CODA. Dort finden Sie eine Übersicht der örtlichen Industrie- und Handelskammern mit entsprechenden Ansprechpartnern.
Somit existieren heute drei Lösungen parallel, um ihr Angebot zu übermitteln. Alle drei Lösungen sind 100% rechtskonform. Die Lösungen unterscheiden sich für Bieter insbesondere durch den zum Teil erheblichen administrativen Aufwand und die Kosten (siehe 2 und 3).