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Mann mit Bauhelm und Plänen 8. Februar 2019

Externe Berater im Vergabeprozess

Die Fragestellung, inwieweit eine Einbindung von externen Beratern und Dienstleistern in die Vergabe bei den verschiedenen Aspekten bis hin zur Angebotseröffnung durch „zwei Vertreter der Kommune“ zulässig ist, wird noch konträr geprüft.

Unabhängig von der Auffassung der Vergabekammer Südbayern stellt sich grundsätzlich wohl die Frage, inwieweit Kommunen mit dezentraler Verteilung der Arbeiten in den einzelnen Abteilungen hier eine Handlungsanweisung erhalten.

Die Leistungen der Angebotseinholung bis hin zum Angebotseingang durch externe Berater und Dienstleister erfolgen zu lassen, ist aus Datenschutzgründen sowie aus der den Kommunen zwar lediglich zur Anwendung empfohlenen Korruptionsbekämpfungsrichtlinie fragwürdig.

Inwieweit eine Beteiligung von externen Beratern und Dienstleistern im Rahmen einer Vergabelösung noch praktikabel oder zulässig ist, wird ebenfalls sehr breit diskutiert. Inhaltlich scheint jedoch die Einbindung von Planern innerhalb einer E-Vergabelösung und den damit verbundenen Logs, sprich der IT-Historie, als durchaus möglich und mehrheitlich geeignet angesehen.

Auch hier stellt sich die Frage, ob und weshalb gerade Rechtsanwälte, die als Organ der Rechtspflege auch staatsanwaltliche Akten anfordern dürfen, von einer Vergabedurchführung ggf. ausgenommen werden sollen.

Sicherlich kritisch zu sehen ist das vollständige „4-Augen-Delegieren“ der Angebotseröffnung an externe Planer oder Architekten. Ebenso wie die Einsichtnahme der vorgenannten Gruppe in die Auflistung der Bieter, sprich die externen Planer sollen grundsätzlich nicht in vollem Umfang über die aktuellen Bieterkreise informiert sein.

Als Aufgabenstellung stellt sich die Frage, inwieweit Kommunen dezentrale Vergabe in den einzelnen Abteilungen respektive eine zentrale Vergabestelle präferieren. Bei zweiter erübrigt sich i.d.R. die Einbindung der externen Dienstleister, denn durch das vorhandene, eigene fachkundige Personal sind die zentralen Vergabestellen in der Lage, zu einer ordentlichen Verwaltungsstruktur zu kommen.

Am Ende des Tages wird die – heute schon am Markt eingeführte – E-Vergabe mit der E-Vergabeakte als positiver Teilaspekt bei Nutzung eines Vergabeportals alle Arten der Vergabepraxis, also auch das Delegieren an „Externe“, durch gute Dokumentation ermöglichen.

Quelle: aumass eVergabe, 12 Januar 2019, GF C. Vockerodt