Plattform für Ausschreibung und eVergabe

eVergabe Einführung Hinweise für Vergabestellen

Dass die eVergabe kommt, steht seit der Verabschiedung der EU-Richtlinie 2014/23/24/25/EU im Jahre 2014 durch das europäische Parlament fest. In Deutschland ist die Einführung auf nationaler Ebene mit dem E-Government Gesetz festgelegt. Mittlerweile wurden auch auf Landesebene die Einführungsfristen und Wertgrenzen weitestgehend niedergeschrieben. Kurz zusammengefasst werden ab 2019/2020 alle öffentlichen Vergabeprozesse auf elektronische Vergabe umgestellt.
Besonders für die Vergabestellen bedeutet die Einführung der eVergabe zunächst eine erhebliche Veränderung der täglichen Praxis. Nahezu alle Vorgänge im Vergabewesen, die bisher mit dem Medium Papier durchgeführt wurden, werden künftig auf elektronische Medien, sprich eVergabe-Plattformen, umgestellt.
eVergabe kommt und erfordert anfangs bei allen Beteiligten ein Umdenken. Aber keine Angst. Wir haben seit 2008 etwa 400 Vergabestellen bei der Umstellung auf die elektronische Vergabe begleitet. Unseren Erfahrungen nach klappt die Umstellung gut, wenn Sie einige Grundsätze beachten.

Beginnen Sie rechtzeitig mit einfachen Verfahren

Wir helfen Ihnen gerne. Es ist wichtig, dass Sie erste Erfahrungen sammeln. Sie werden lernen, die Werkzeuge der Plattform zu bedienen und schnell deren Vorteile zu schätzen wissen. Sie werden durch Ihre ersten Vergabeverfahren Vertrauen in die Prozesse der eVergabe gewinnen und die reduzierte Arbeitslast kennen lernen.
Eine leistungsfähige Plattform sollte Ihnen eine gute Angebotstruktur und gute Vergabeergebnisse ermöglichen.

Wir empfehlen Ihnen, mit kleinteiligen Verfahren (beispielsweise beschränkten Ausschreibungen) und Ihnen bekannten Bieterkreisen zu beginnen. Sie werden erfahren, dass eVergabe einfach und effizient verwendet werden kann. Auch Ihre Bieter werden so vom ersten Tag an positiv mit den Vorteilen der eVergabe konfrontiert.

Nach der erfolgreichen Durchführung der ersten einfachen Verfahren empfehlen wir, die weitere Einführung in 4 Schritten zu planen.

Schritt 1

  • Veröffentlichung
  • Bereitstellung Vergabeunterlagen digital
    erzeugt Vereinfachung für Auftraggeber, Print
    optional möglich jedoch nicht empfohlen*)
  •  Eigene Internetpräsenz
  •  Installation eigenes Beschafferprofil
    erzeugt positive Lieferantenbeziehung über die
    „eigene“ Webseite
  • Beschränkte Ausschreibungen durchführen
    erzeugt positive Zuwendung und Beziehung mit
    eigenen Bieterkreisen
  • Ex Ante Ex Post

Schritt 2 (zusätzlich)

  • Optionale Entgegennahme von digitalen
    Angeboten
    erzeugt positive Annäherung der Bieter an die
    Angebotsübersendung i.V.m. §126 (b) BG

Empfehlung:
Die Ausgabe von Papier an die Bieter ausschließen:
Vergabeunterlagen ausschließlich digital unter
www.auftraggeber.de oder www.aumass.de

Schritt 3 (zusätzlich)

  • E-Vergabe Akte
    Vollständige interne Dokumentation als
    E-Vergabe Akte führen

Schritt 4 (zusätzlich)

  • Ausschließliche Entgegennahme von
    digitalen Angeboten
    als Forderung/Vorgabe des AG und damit
    Ausschluss von Papier Angeboten!
Hinweis: Die Verpflichtung zu ausschließlich digitalen Angeboten wird bisher nicht gesehen. – > 2025 ff.

Worauf Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters achten sollten:

eVergabe Portale:

Es gibt mehrere eVergabe Portale und Plattformen. Sie können diese im Internet leicht finden. Wir empfehlen, die Leistungen, die Kosten, die Bedienbarkeit und die Einkaufsqualität zu vergleichen.

Es würde uns freuen, wenn Sie aumass eVergabe mit in Betracht ziehen.