Plattform für Ausschreibung und eVergabe

Elektronische Angebotsabgabe Praxis gestern, heute und morgen

Die erste und zweite Stufe der Einführung der eVergabe umfasst lediglich die elektronische Veröffentlichung, die Bereitstellung der Vergabeunterlagen und die Kommunikation zwischen Vergabestelle und Bietern. Heute ist die elektronische Angebotsannahme und elektronische Submission noch nicht verpflichtend.
Eine Vergabestelle kann allerdings schon heute festlegen, dass ihr Angebote in elektronischer Form zugestellt werden müssen. Weiter werden die Vergabestellen den Bietern mittelfristig die Abgabe elektronischer Angebote ermöglichen müssen. In einem letzten Schritt zur Einführung der eVergabe werden dann auch die Bieter zur Abgabe elektronischer Angebote verpflichtet werden.

Die Angebotsabgabe bisher:

Bislang haben Sie Ihre Angebote per Post erhalten, d.h. Angebotsunterlagen mit Briefkopf, Unterschrift und Stempel. Die eingegangenen Angebote liegen verschlossen im Postfach der Vergabestelle. In der Submission werden alle Angebote geöffnet, auf Plausibilität überprüft und ausgewertet. Das Ergebnis wird im Submissionsprotokoll niedergeschrieben.

Die Angebotsabgabe heute:

Mit Einführung der eVergabe (in Stufe 1 und 2) schreiben Sie jetzt Ihre Projekte elektronisch aus. Das bedeutet, auf einer elektronischen Vergabeplattform werden die Ausschreibungen veröffentlicht und die eVergabeunterlagen bereitgestellt. Auch die Bieterkommunikation findet bereits über die Plattform statt. Die Angebote der Bieter können weiterhin, wie bisher, auf dem Postweg oder per Bote bei der Vergabestelle abgegeben werden!
Dieser Verfahrensweg steht Ihnen für lange Zeit weiterhin zur Verfügung. Er bietet einen einfachen Übergang in die eVergabe, weil nur der erste Teil der Verfahren zwingend auf einer elektronischen Plattform durchgeführt wird. Die Bieter können für einen bestimmten Zeitraum Ihre Angebote, wie gewohnt, schriftlich auf Papier abgeben. Falls gewünscht, kann eine Vergabestelle aber schon heute die Angebotsannahme in elektronsicher Form über die eVergabe-Plattform anbieten oder sogar zwingend fordern.

Die Angebotsabgabe in Zukunft:

Die dritte Stufe der Einführung der eVergabe bedeutet die vollständige Verlagerung der Verfahren auf eine elektronische Vergabe-Plattform.
Das bedeutet für die Bieter, dass die Angebote auf elektronischem Weg über eine eVergabe-Plattform übermittelt werden müssen. Für die Vergabestellen bedeutet es, den Weg der Angebotsabgabe in elektronischer Form zu ermöglichen.

Praxisbeispiel, wie ein elektronisches Angebot abgegeben wird:

1) Für die Angebotsabgabe muss sich der Bieter auf der elektronischen Plattform registrieren. Dieses Registrierungsverfahren besteht zur Gewährleistung der Sicherheit aus einem mehrstufigen Bestätigungsverfahren durch den Bieter. Nach erfolgter Registrierung kann der Plattformbetreiber – in dubio – den Bieter über die Bieterdaten (Name, Adresse, Telefon) sowie über die IP-Adresse (Internetanschluss) identifizieren. Mit Abschluss der Registrierung erhält der Bieter seinen persönlichen Login-Bereich auf der Plattform.

2) Der Bieter kann, wenn er registriert und eingeloggt ist, auf der Plattform Angebote für Ausschreibungen abgeben. Vorher sollte der Bieter in seinem Büro am PC, wie gewohnt, mit seiner Kalkulationssoftware sein Angebot berechnen und erstellen.
Auf der Plattform wählt der Bieter dann eine Ausschreibung aus und aktiviert die Angebotsfunktion. Der Bieter wird dann aufgefordert, eine Eingabemaske mit allen relevanten Daten auszufüllen.
Dort werden beispielsweise die Kopfdaten, die Angebotssumme, der Nachlass, die Nebenangebote, weitere Bemerkungen, das Angebotsdatum, sowie die handelnde Person abgefragt.

3) Im nächsten Schritt lädt der Bieter die auf seinem PC erstellten und unterzeichneten Angebotsdokumente (pdf, gaeb, jpg, bmp) in den Angebotstresor der Plattform hoch.
Er reicht damit sein Angebot mit „elektronischer Signatur in Textform nach § 126(b) BGB“ ein. Dies ist im Übrigen vergleichbar mit dem heutigen per Postweg zugesandten, ausgedruckten und unterzeichneten Angebot, nämlich als unveränderbares, paraphiertes schriftliches Dokument.

4)  Abschließend bestätigt der Bieter seine Angebotsabgabe auf der Plattform und erhält dafür von der Plattform eine Bestätigung in seinem persönlichen Bereich.

5) Am Ende der Angebotsphase eines Verfahrens wird der elektronische Angebots-Tresor, in dem die Angebote verschlüsselt gespeichert sind, von den Mitarbeitern der Vergabestelle im Vier-Augen-Prinzip geöffnet. Anschließend sind die Angebote der Bieter für die Vergabestelle unverschlüsselt im Klartext sichtbar. Das Protokoll der Angebotsniederschrift wird für die Vergabestelle automatisch erzeugt.