Plattform für Ausschreibung und eVergabe

Leistungskatalog: Unsere Leistungen zusammengefasst

Die aumass eVergabe Ausschreibungs- und Beschaffungsplattform bietet Ihnen zahlreiche Leistungen. Der Leistungskatalog beschreibt einzelnen Komponenten im Detail und ist Grundlage eines Nutzungsvertrages für Vergabestellen und Bieter.

Abschnitt II:
eVergabe Leistungen

1: Allgemeines

Webbasierte Anwendung
Die eVergabe-Plattform ist eine webbasierte Anwendung zur sicheren, komfortablen und wirtschaftlichen Durchführung von öffentlichen oder privaten elektronischen Vergabeverfahren. Alle Felder und Bedienelemente können online – ohne zusätzliche Software – sowohl vom Auftraggeber / der Vergabestelle als auch vom Bieter bedient und ausgefüllt werden. Voraussetzung ist lediglich ein Internetzugang und ein aktueller Browser.

Datenübertragungssicherheit, Datensicherheit
Die Datenübertragung wird mit einem SSL-Zertifikat nach Bankenstandard durchgeführt und gewährleistet die Wahrung der Vertraulichkeit gem. Art 22 EU Richtlinie 24/2014. Die Sicherung der Datenbank und Ihrer Dokumente erfolgt auf dezentralen Servern in verschiedenen Rechenzentren in Deutschland.

Im Datenschutzkonzept nach BSI Standard 101-4, ISO 2701 sowie nach IT-Sicherheitsgesetz § 8a ff. und § 13 Telemediengesetz sind die entsprechenden Abläufe dokumentiert. Die vollständige Barrierefreiheit nach BITU 2.0 ist nicht gegeben.

Die Abwehr von Viren, Trojaner sowie Bots wird auf höchstem Standard durchgeführt und überwacht. Die Funktionalität und Virenfreiheit von Inhalten der eVergabe-Plattform und der Software wird im Rahmen dessen zugesichert, was nach aktuellem Stand der Technik und unter Berücksichtigung des Grundsatzes der Verhältnismäßigkeit zu erwarten ist.

Gesicherte elektronische Kommunikation IKT
Die eVergabe Plattform erfüllt die Anforderungen an die elektronische Kommunikation IKT nach Artikel 22 EU 24/2014 in Verbindung mit der VgV. § 19 und Artikel 22 der EU Richtlinie 24/2014 als Beschaffungsdienstleister entsprechend Artikel 2 Abs. 17 der EU Richtlinie 24/2014 zur E-Vergabe im Oberschwellenbereich, sowie für nationalen Ausschreibungen in Verbindung mit § 9 VgV, § 10 VgV und § 11 VgV mit Stand 18.04.2016, insbesondere § 97 Abs. 5 GWB für Aufträge der Bauleistungen VOB/A, Lieferleistungen (VOL/A und zukünftig UVgO) sowie Dienstleistungen (VgV, GWB zukünftig UVgO). Zur Datensicherheit und Archivierung im System werden alle Dateiformate als PDF/A im System verschlüsselt vorgehalten.

2: Zugang

Kontoerstellung / Tarifauswahl
Ihren Zugang zur eVergabe-Plattform erhalten Sie direkt online oder wir legen ihn auf Anfrage für Sie an. Die Tarife für Auftraggeber können Sie in aktueller Fassung unter „Tarife“ auf unserer Homepage einsehen.

Benutzerverwaltung/ Rollen und Rechte
In Ihrem Zugang können zusätzliche Benutzer (Unterkonten) angelegt werden. Sowohl interne Benutzer als auch externe Mitarbeiter/Partner können für einzelne Projekte und Aufgaben je nach Bedarf zugewiesen und verwaltet werden. In der Projektverwaltung und in der Unterkontenverwaltung verfügen Sie über vier sogenannte Standard-Rollen: Projektleitung, Projektbearbeitung, Assistenz und Revision. Diese Standard-Rollen werden projektspezifisch vergeben.
Darüber hinaus können Sie unsere Zusatz-Option – ein individuelles Rollen- und Rechtemodul – nutzen, um über die Standard-Rollen hinaus Ihre Nutzer und Mitarbeiter jeweils ganz detailliert und spezifisch mit individuellen Rollen und Rechten auszustatten und differenziert zu verwalten.

Auftraggeber anlegen
In Ihrer Verwaltung verfügen Sie über die Möglichkeit, eine beliebige Anzahl von verschiedenen Auftraggebern zu hinterlegen. Eine Beschaffung für mehrere Auftraggeber oder unterschiedliche Auftraggeber ist problemlos möglich.

Projektverwaltung
Projekte können individuell angelegt, verwaltet und verschiedenen Mitarbeitern zugeordnet werden.
Als projektbasiertes System ordnen Sie je Projekt Nutzer zu. Dabei vergeben Sie je Nutzer die entsprechenden Rollen und Rechte. Sie verfügen über vier sogenannte Standard-Rollen: Projektleitung, Projektbearbeitung, Assistenz und Revision.
In der Projektverwaltung verfügen Sie über eine kaufmännische Übersicht zu allen Vergaben und Ausschreibungsergebnissen in Ihren jeweiligen Projekten. So sind Sie jederzeit in der Lage, den Status und die wirtschaftlichen Ergebnisse in verschiedenen Projekten zu sichten und auszulesen.

3: Ausschreibungsverwaltung

Wahl der Verfahren
Die eVergabe Plattform bietet sämtliche Vergabeverfahren in den Leistungsbereichen Bauleistung VOB, Lieferleistung VOL/ff. UVgO oder Dienstleistung VgV/GWB und ff. UVgO. Damit führen Sie einheitliche Arbeitsabläufe für alle Verfahren entsprechend VOB für Hoch- und Tiefbau, sowie für Dienstleistungen und Lieferleistungsvergaben nach VgV und VOL (zukünftig UVgO) einschließlich der erforderlichen Verfahren entsprechend SektVO durch.

Leistungsbereiche
Hier wird zwischen Bau-, Liefer- oder Dienstleitungen nach VOB / VOL/ UVgO und VGV gegliedert.

Formularvorlagen für Bekanntmachungen
Sie können Ihre bisherigen Standardformulare VHB, HVA B-StB, HVA L-StB, HVA F-StB und VOL aus Ihren Formularhandbüchern einfach integrieren und verwenden und per Import in das Vergabeportal übertragen. Darüber hinaus können Sie die im System hinterlegten Formularvorlagen nach VHB zur Bekanntmachung nutzen.

Vorlagen wiederverwenden
Jede von Ihnen erstellte Bekanntmachung und Ausschreibung können Sie als Vorlage/Kopie wiederverwenden. Insbesondere bei wiederkehrenden Prozessen reduziert dies Ihren Aufwand im Vergabealltag erheblich.

Statistische Bekanntmachungen
Statistische Bekanntmachungen Ex Ante, Ex Post für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben (als Mitteilungen nach Vergabestatistikverordnung VergStatVO) sind automatisch in der eVergabe integriert. Die Statistikmeldungen für alle beschränkten, freihändigen als Ex Ante nach § 19 Abs. 5 VOB/A und VOL/A, Ex Post nach § 20 Abs. 3 VOB/A bzw. § 19 Abs. 2 VOL/A für beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben werden automatisiert an www.bund.de sowie die jeweiligen Länderinstitutionen weitergeleitet.

Statistik allgemein
Zum Überblick über Ihre Projekte, Vergabeverfahren und Bieterkommunikation stehen verschiedene Statistikfunktionen zur Verfügung. Der gesamte Kommunikationsverkehr, die Bieterkommunikation, sowie alle Zugriffe auf das System werden erfasst und in der Oberfläche dargestellt.

Statistik Modul (Option)
Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit unser Statistik Modul als Abfragemodul der Projektverwaltung zum Vergabemanagement (kfm. Controlling) und zur Übersicht über alle Vergaben zu nutzen (ab 2018).

Dokumentation
Alle Schritte des elektronischen Vergabeverfahrens und alle Dokumente, die gesamte Kommunikation, alle Aktionen der Nutzer und der gesamte bieterseitige Betrieb werden dokumentiert und archiviert. Die digitale eVergabeakte, in der alles zusammengefasst wird, können Sie mit Abschluss eines Projektes – respektive jederzeit im Verfahren – vollständig oder in Einzeldokumenten auslesen und herunterladen (PDF/A).
Die Benachrichtigungen an die Bieter erfolgen in deren Postfach in Ihrer eigenen eVergabe-Plattformverwaltung, sowie standardmäßig zusätzlich per E-Mail.

4: Markterkundung

Anfragen als Markterkundung dienen als Interessensbekundung /Information an relevante Bieter, um einen Überblick der auf dem Markt angebotenen Leistungen zu erhalten.
Für Markterkundungen können Sie Ihre eigenen Firmeninformationen aus Ihren Kategorien nutzen. Die Markterkundung gemäß § 28 VgV ermöglicht – zur Vorbereitung der Auftragsvergabe – die Unterrichtung der Unternehmen über Auftragsvergabepläne und Auftragsanforderungen. Sie haben die Möglichkeit, eine frei bestimmbare Anzahl von Unternehmen individuell über ihre Auftragsbekanntmachung per E-Mail zu informieren.

5: Vergabeunterlagen / Bekanntmachungen / Bieterkommunikation

Vergabeunterlagen digital bereitstellen
Leistungsverzeichnisse/ Vergabeunterlagen importieren Sie per Standard als PDF oder in GAEB-Dateien aus ihrer AVA-Software. Die eVergabeplattform bietet eine einfache Import- und Exportmöglichkeit. Auf Wunsch können Sie für Ihre importierten Dokumente alle Dateiformate freischalten lassen. Das System bietet auch den einfachen Import von Dokumenten externer Fachplaner/Partner, die als zusätzliche Nutzer hinterlegt sind. Änderungen und Ergänzungen der Vergabeunterlagen können allen oder auch nur einzelnen Bietern einfach bereitgestellt werden und werden auf der Vergabeplattform dokumentiert. Vergabeunterlagen werden den Bietern digital gebührenfrei bereitgestellt. Die Bieter können diese sowohl im freien Bereich, als auch in ihrem eigenen Bieterzugang abrufen. Alle Vergabeunterlagen in EU-weiten und nationalen Verfahren werden direkt, unentgeltlich und uneingeschränkt vollständig bereitgestellt.

Bei freihändigen Vergaben und beschränkten Ausschreibungen mit und ohne Teilnahmewettbewerb werden die Vergabeunterlagen nur den von Ihnen definierten Bietern unentgeltlich abrufbar gemacht. Bei privatrechtlichen Ausschreibungen haben Sie die Möglichkeit, den Bietern die Vergabeunterlagen kostenfrei oder kostenpflichtig zur Verfügung zu stellen.

Vergabeunterlagen auf Papier bereitstellen
Auf Wunsch können Sie als Auftraggeber/Vergabestelle für Bieter die gebührenpflichtige Anforderung Ihrer Leistungsverzeichnisse/Vergabeunterlagen in Papierform über die eVergabeplattform freigeben und ermöglichen. Als Verrechnungssätze für die Bieter gelten die auf der Homepage hinterlegten Preise für Papierversand.

Bekanntmachungen und Veröffentlichungen / SEO
Ihre Bekanntmachungen werden vollständig online auf der eVergabeplattform öffentlich verfügbar vorgehalten. Die Dokumentation der Veröffentlichungen entspricht den vergaberechtlichen Anforderungen für Bekanntmachungen. Nationale Bekanntmachungen werden an den Bund www.bund.de weitergeleitet. Alle EU-weiten Bekanntmachungen werden automatisch auch an EU TED SIMAP weitergeleitet.
Allgemein verbindliche Änderungen oder Ergänzungen zu Vergabeunterlagen werden ebenfalls bekannt gemacht. Sämtliche Veröffentlichungen sind durch aumass ständig „suchmaschinenoptimiert (SEO)“, um höchstmöglichen Bieterkomfort in der netzbasierten Suche der Unternehmen auch regional zu gewährleisten.

Bekanntmachungen bei SIMAP EU/ OJS e-Sender
Sie verfügen als Vergabestelle über die Möglichkeit, über die eVergabeplattform als zertifizierter OJS e-Sender eine gesicherte, digitale Übermittlung aller EU-weiten Bekanntmachungen an die EU TED SIMAP zu tätigen.

Bekanntmachung auf Ihrer eigenen Webseite
Wir stellen Ihnen auf Anforderung eine automatische Anzeige Ihrer Ausschreibungen und Bekanntmachungen auf Ihrer eigenen Webseite zur Verfügung. Die Installation, Versorgung und Pflege dieser iframe-Lösung auf Ihrer Webseite als Ihr „Beschafferprofil“ erfolgt durch die eVergabeplattform. So wird über Ihren Internetauftritt sowohl die Bekanntmachung Ihrer Ausschreibungen als auch der direkte Zugang für alle Interessenten/Bieter sichergestellt.

Bieterkommunikation
Änderungen oder Ergänzungen zu den Vergabeunterlagen, sowie die spezifische oder gesammelte elektronische Bieterkommunikation und der Nachrichtenaustausch über die eVergabeplattform – einschließlich der Bereitstellung von Auftragsbekanntmachungen und Informationen von nicht berücksichtigten Bietern – erfolgen elektronisch und dokumentiert. Ergänzende Nachrichten zu Ihrer Ausschreibung entsprechend § 97 Abs. 5 GWB werden gesichert dokumentiert an die Bieter versendet.
In Ihrer Verwaltung haben Sie einen jederzeit aktuellen Überblick über den Status der Verteilung von Informationen zu Ihren Vergabeunterlagen. Folgende Funktionalitäten zur Kommunikation sind angeboten: Nachträgliche Informationen zu den Vergabeunterlagen, einzelne Bieterkommunikation, Information der nicht berücksichtigten Bieter, Beauftragung, Aufhebung der Ausschreibung, Submission hinterlegen.

6: Unternehmens-/Lieferantenverwaltung

Eigene Bieterverwaltung und Kategorisierung
Sie verfügen über Ihre eigene Bieterverwaltung mit verschiedenen Funktionen zur Kategorisierung. Hier hinterlegen und verwalten Sie Ihre eigenen Firmenstammdaten und Adressen. Die Unternehmens- und Bieterdatenbank pflegen Sie in individuellen Kategorien. Die eVergabeplattform bietet Ihnen dazu die geeignete Importfunktion und die Pflegeregistratur Ihrer eigenen Datenverwaltung. Greifen Sie bei beschränkten Ausschreibungen, freihändigen Verfahren, Einladungsverfahren, sowie bei Markterkundungen auf diese Listen zu.

aumass BauVerzeichnis (Option)
Als Zusatzfunktionalität können Sie das Deutsche BauVerzeichnis für Markterkundungen und eigene Einladungsverfahren verwenden. Das Deutsche Bauverzeichnis bietet rund 270.000 Baufirmen aus Hoch- und Tiefbau in ganz Deutschland. (ab 2018)
Sie können Ihre Suche regional und national nach Unternehmen bzw. Präqualifikation gliedern. Die Auswahlergebnisse können Sie in eigene Kategorien übergeben. Die Unternehmenssuche bietet Ihnen die Möglichkeit nach PLZ, Ort / Umkreis, Gewerken und Kategorien zu filtern.