Plattform für Ausschreibung und eVergabe

Leistungskatalog: Unsere Leistungen zusammengefasst

Die aumass eVergabe Ausschreibungs- und Beschaffungsplattform bietet Ihnen zahlreiche Leistungen. Der Leistungskatalog beschreibt einzelnen Komponenten im Detail und ist Grundlage eines Nutzungsvertrages für Vergabestellen und Bieter.

Abschnitt III:
Angebotstresor und Dokumentation als elektronische Vergabeakte

Die Nutzung der eVergabeplattform ermöglicht Ihnen eine vollständige, lückenlos dokumentierte Bieterkommunikation, sowie die vergaberechtssichere Entgegennahme elektronischer Angebote mit abschließender revisionssicherer Dokumentation als elektronische Vergabeakte.

1: Elektronischer Angebotstresor ( digitale Angebote)

Empfangen Sie digitale Angebote und speichern Sie diese in einem elektronischen Angebotstresor. Durch einen dokumentierten Tresorschlüssel (Verschlüsselungs-Algorithmus) wird sichergestellt, dass die Angebote erst mit Ablauf der Angebotsfrist im Vier-Augen-Prinzip geöffnet werden können.
Zusätzliche Software oder Zertifikate sind nicht erforderlich – weder für den Bieter (elektronische
Angebotsabgabe) noch für die Vergabestelle (elektronische Angebotsannahme).

Grundsätzlich gilt das Vier-Augen-Prinzip zur Angebotsöffnung mit automatisierter Erzeugung eines Protokolls. Vergabestellen benötigen per Standard selbst keine Signaturen. Die eVergabeplattform erzeugt personalisierte Schlüssel für die an der Angebotseröffnung beteiligten Personen.

Der Angebotstresor bietet die Möglichkeit zum Export aller Angebote und Dokumente als Archiv nach Abschluss der Eröffnung.

2: Elektronischer Angebotstresor (Angebote in Papierform)

Es besteht die Möglichkeit, Angebote, die in Papierform (nicht über die eVergabeplattform) eingegangen sind, in den Angebotstresor hochzuladen.

Damit vervollständigen Sie die elektronische Vergabe um diese Angebote und können die Archivierung in Papier entlasten. Beim Einsatz von gescannten Dokumenten als postalischer Eingang liegt die Handhabung und Umwandlung in sichere Datenformate in der Hand des Nutzers.

3: Annahme und Abgabe elektronischer Angebote

Die elektronische Angebotsfunktion der Bieter wird mit unterschiedlichen Sicherheitsniveaus angeboten. Als Standard des Gesetzgebers gilt die Textform nach § 126 (b) BGB. Zusätzliche Software und Zertifikate werden für den Standardfall Textform nach § 126 (b) BGB weder für Auftraggeber noch für Bieter benötigt.

Die eVergabeplattform dokumentiert in allen Fällen personalisiert den Bieter. Bei elektronischer Angebotsabgabe des Bieters in Textform nach § 126 (b) BGB wird über die eVergabeplattform vergaberechtskonform die Benennung des Namens des konkreten Mitarbeiters bzw. Vertreters als Vertretungsberechtigt bevollmächtigte natürliche Person gefordert, welche das Angebot oder den Teilnahmeantrag im Namen und auf Rechnung des Bieters abgeben hat.

Auf Wunsch unterstützt die eVergabeplattform als Zusatzfunktion fortgeschrittene und qualifizierte Signaturen. Digitale Signaturen müssen dann vom Bieter eingesetzt werden. Die Auswahl und Vorgabe liegt in der Verantwortlichkeit der Vergabestelle.

4: Dokumentation als elektronische Vergabeakte

Der vollständige Vergabeprozess wird in einer elektronischen Vergabeakte erfasst und dokumentiert.
Die elektronische Vergabeakte stellt eine Sammlung aller Dateien/Dokumente/Screenshots/Nutzerhandlungen, elektronischer Abläufe und Aggregatszustände mit Zeitstempel und Nutzer-ID dar. Dazu werden für jedes Verfahren alle Schritte in einer IT-Historie erfasst.

Die Ergänzung von Dokumentationsvermerken ist laufend möglich. Der Export der gesamten
Dokumentation (E-Vergabeakte) und einzelner Dokumente ist jederzeit möglich.

Zur Datensicherheit im System werden alle Dateiformate im System verschlüsselt vorgehalten. Die relevanten Datenbankinhalte werden ebenfalls verschlüsselt vorgehalten. Die Datenbankinhalte werden innerhalb des Systems als PDF/A ausgegeben. Bei der Generierung der Deckblätter innerhalb der Vergabeakte wird das Format PDF/A verwendet.

Die Vergabeakte wird generell als ZIP-Archiv ausgegeben. Das Zip-Archiv dient als Container für die in der Vergabeakte vorgehaltenen Daten. Über alle Dokumente wird eine CRC-Prüfsumme errechnet und im System abgelegt. Dies wird für alle Dokumente im System durchgeführt und vorgehalten.

Die digitale elektronische Vergabeakte, in der alles zusammengefasst wird, können Sie mit Abschluss eines Projektes, respektive jederzeit im Verfahren, vollständig oder in Einzeldokumenten auslesen und herunterladen (PDF).

Mit Versiegelung wird Ihre elektronische Vergabeakte abschließend automatisiert zur jeweiligen Ausschreibung zusammengestellt. Die elektronische Akte liegt anschließend für 6 Monate zum Download bereit. Sie können Ihre Daten-Dokumentation auch mit schriftlicher Vorgabe auf den Servern des Systems weiter parallel sichern/aufrechterhalten. Eine ggf. gewünschte dauerhafte Vorhaltung und Dokumentation als Cloudlösung erfordert Gebühren i.H.v. 22,-€ pro 1.000 MB Daten/p.a. Nach Freigabe der Vergabestelle werden alle Daten aus dem System der eVergabeplattform gelöscht.

Gezeichnet
aumass GmbH & Co. KG
September 2017

Christoph Vockerodt
Geschäftsführer