Plattform für Ausschreibung und eVergabe

eVergabe für Vergabestellen Einleitende Informationen

Was ist eVergabe?

Definition: eVergabe bedeutet die medienbruchfreie, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung von Beschaffungsprozessen, also die elektronische Abbildung der bisherigen Papier-Verfahren.

Bisher wurde bei den Vergabeverfahren das Medium Papier verwendet, z.B. für die Ausschreibung in der Zeitung, die Vergabeunterlagen oder die Angebote. Bei der eVergabe werden alle diese Vorgänge mit elektronischen Medien durchgeführt.  Hierfür werden Computer,  Netzwerke und eVergabe-Plattformen verwendet. Die eVergabe-Plattformen stellen dabei alle erforderlichen Funktionen zur Verfügung, um Vergabeverfahren digital, rechtskonform und effizient durchzuführen.

Wie funktioniert eVergabe?

Eine Vergabestelle plant Ihre Vergabeverfahren ebenso wie bisher mit den  vertrauten Werkzeugen oder externen Planern. Sobald Projektplan, Budget und Zeitplan stehen, loggt sich die Vergabestelle oder ein dazu autorisierter externer Planer auf einer eVergabe-Plattform ein und eröffnet dort ein neues Vergabeverfahren. Sobald alle Daten eingegeben sind, kann die Ausschreibung per Mausklick auf der Plattform veröffentlicht werden.
Bieter können nun die öffentlichen Ausschreibungen gebührenfrei und ohne Registrierung einsehen und die Vergabeunterlagen herunterladen. Möchte ein Bieter an einem Vergabeverfahren teilnehmen, muss er sich bei der eVergabe-Plattform registrieren. Sobald die Identität des Bieters rechtskonform geklärt ist, kann dieser über die Plattform mit der Vergabestelle kommunizieren und seine Angebote abgeben. Dabei werden sämtliche Handlungen von der Plattform dokumentiert.
Bis zur Angebotseröffnung werden die Angebote anonym im Angebotstresor der Plattform gespeichert und die Inhalte sind nicht einsehbar. Bei der Angebotseröffnung, welche über ein 4-Augen-Prinzip Codeverfahren durchgeführt wird, werden die Angebote dann lesbar  dargestellt. Auch die Auftragserteilung und die Absagen erfolgen über die Plattform und werden automatisch dokumentiert.
Im letzten Schritt werden alle  Verfahrensrelevanten Daten (Verfahren, Fristen, Bieter, Kommunikation, Angebote, Zuschlag, handschriftliche Vermerke, etc.) in einer eVergabeakte versiegelt gespeichert. Die eVergabe Akte kann dann  jederzeit  exportiert und langfristig archiviert werden. Bei aumass ist die eVergabeakte in allen Tarifen bereits enthalten. Auch die erforderlichen ex ante und ex post Statistikmeldungen sind  automatisiert über die eVergabe-Plattform möglich.

Welche Vergabeverfahren sind in eVergabe möglich?

Welche Vergabeverfahren möglich sind, hängt von der Leistungsfähigkeit der Plattform ab. Grundsätzlich sollte das Ziel sein, das gesamte Vergabewesen auf eVergabe umzustellen. Der Gesetzgeber gibt dies in verschiedenen Umsetzungsfristen für die öffentlichen Vergabestellen vor.
Aumass unterstützt alle zwölf Vergabeverfahren, von öffentlichen über beschränkte Verfahren, von  offenen EU Verfahren bis hin zu dreistufigen Verfahren mit Teilnahmewettbewerb.  Eine Besonderheit bei der aumass eVergabe ist, dass alle Verfahrensarten in derselben Logik in nahezu identischen Bildschirmmasken durchgeführt werden. Das Aumass VergabeNavi® hilft Ihnen dabei, sicher durch die Verfahren zu navigieren und Fehler zu vermeiden.

Ab wann und ab welchen Werten ist eVergabe verpflichtend?

Die Umsetzungsfristen und die Wertgrenzen  sind je Bundesland und Verfahrensart definiert. Die EU hat bereits 2003 auf Betreiben der Bundesrepublik Deutschland die elektronische Vergabe initiiert. Seit 16. April 2016 gilt die eVergabe verpflichtend für alle europaweiten Verfahren. Mit der rechtskräftigen UVgO 2018 werden zukünftig, voraussichtlich ab 1.1.2019, auch alle nationalen Unterschwellenverfahren auf die eVergabe verpflichtet. Lediglich das Bauwesen verfügt noch über eine freigehaltene Wahlposition, ob elektronisch oder in Papierform gearbeitet werden muss. Das e-Government Gesetz der Bundesrepublik Deutschland fordert die elektronische Dokumentation sämtlicher Vergabeunterlagen ab 2020 ff. Damit wird die Konversion zum elektronischen Vergabewesen abgeschlossen sein.
Zusammengefasst wurde in der BRD festgelegt, dass  zukünftig sämtliche Verfahren, also das gesamte Ausschreibungswesen, zu 100% elektronisch durchgeführt werden  wird. Lediglich die Bieter haben noch etwas mehr Zeit, bis die vollständige Umstellung auf  ausschließlich elektronische Angebote erfolgen muss. Genaue und detaillierte Angaben zu Umsetzungsfristen und  Wertgrenzen finden Sie auf unserer Webseite unter Informationen / Wertgrenzen / Umsetzungsfristen.

Wo werden die Bekanntmachungen veröffentlicht?

Die Bekanntmachungen werden per Mausklick auf der von Ihnen verwendeten eVergabe-Plattform veröffentlicht. Die Bekanntmachungen sind dann für die Bieter kostenlos und registrierungsfrei einzusehen, wenn die Plattform rechtskonform arbeitet. Alle nationalen Verfahren werden automatisch an www.bund.de weitergeleitet und zusätzlich dort veröffentlicht. Alle EU-Verfahren werden an EU TED SIMAP weitergeleitet und zusätzlich dort veröffentlicht.
Da alle Plattformbetreiber den Vergabestellen möglichst viele Bieter und den Bietern möglichst viele Ausschreibungen präsentieren wollen,  wird gerade ein gemeinsamer Standard erarbeitet (X-Vergabe), um alle Bekanntmachungen gegenseitig austauschen zu können. Mittelfristig werden alle Ausschreibungsbekanntmachungen auf allen Plattformen einsehbar sein. eVergabe bietet somit für alle Beteiligten maximale Transparenz, Kosteneinsparungen und einfaches Handling.

Kann eine Vergabestelle externe Planer einbinden?

Das hängt von der Plattform ab. Bei  aumass eVergabe ist das problemlos möglich. Eine  Vergabestelle muss dafür lediglich einen weiteren Nutzer anlegen, in diesem Fall einen externen Planer. Der weitere Nutzer kann mit individuell konfigurierbaren Rechten ausgestattet werden.
Bis auf wesentliche Verfahrensschritte, wie die Veröffentlichung und die Angebotseröffnung, kann die Vergabestelle selbst festlegen, wie viele Rechte dem externen Planer eingeräumt werden. Da der externe Planer einen eigenen Benutzernamen und ein eigenes Passwort hat, werden die Handlungen des Planers auf der eVergabe-Plattform elektronisch dokumentiert.

Kann man bekannte Formblätter verwenden?

Das hängt vom Funktionsumfang der eVergabe-Plattform ab. Die Aumass eVergabe- und Ausschreibungs-Plattform bietet Ihnen hierzu zwei Optionen.
Eine Standard Formularblattsammlung gemäß VHB und EU SIMAP TED ist in der Aumass eVergabe-Plattform integriert  und wird Ihnen für Ihre Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt.
Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, dass Sie Ihre bisherigen Formblätter für Ihre Vergabeverfahren verwenden. Dazu arbeitet die Vergabestelle weiter mit Ihrem eigenen Vergabehandbuch (VHB, Certiform, etc.). Die entsprechenden Dokumente werden einfach als PDF in die Aumass eVergabe-Plattform importiert.

Beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben

Bei aumass eVergabe sind beschränkte Ausschreibungen und freihändige Vergaben als Verfahrensart vorgesehen und problemlos möglich.
Im Verwaltungsbereich der Vergabestellen  auf der eVergabe-Plattform befindet sich Ihre Bieterverwaltung. Sie können hier Bieter anlegen und verwalten. Die Bieter können in Listen oder Gruppen organisiert werden, so dass Sie einfach und schnell eine Bieterliste für ein beschränktes Verfahren erstellen können. Per Mausklick können Sie dann die Bieter zu einem beschränkten Verfahren einladen. Die Bieter werden über die eVergabe-Plattform und per E-Mail über die Einladung zu dem Verfahren informiert. Für die Teilnahme an einem beschränkten Verfahren ist die Registrierung des Bieters bei aumass erforderlich. Sollte ein Bieter noch nicht bei aumass registriert sein, kann er die Registrierung nach Erhalt der E-Mail durchführen.

Sind  Ex  Ante und  Ex  Post Statistikmeldungen möglich?

Bei der Aumass eVergabe Plattform sind  Ex  Ante und  Ex  Post Statistikmeldungen problemlos möglich. Durch die Auswahl des vorgesehenen Vergabeverfahrens werden die Ex Ante und Ex Post Einstellungen der Aumass eVergabe-Plattform vorbelegt. Dadurch werden die Ex Ante und Ex Post Informationen automatisch an die entsprechenden Stellen übermittelt.  Die  Ex  Ante und  Ex  Post Funktionen sind in allen Tarifen enthalten.

Ist die eVergabe rechtskonform?

Die Vorgaben zur eVergabe sind unter anderem geregelt in  der VgV und  in der UVgO sowie  in Artikel 22 Richtlinie 2014/24/EU. Das bedeutet im Wesentlichen, dass die Vergabeverfahren der öffentlichen und öffentlich geförderten Institutionen über eine elektronische Plattform durchgeführt werden müssen.
Der eVergabeprozess muss dabei den Grundsätzen „unentgeltlich, uneingeschränkt, nicht diskriminierend, allgemein verfügbar“ etc. folgen.
Das bedeutet für die Bieter, dass Ihnen Ausschreibungen und Vergabeunterlagen kostenlos und uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies muss für die Bieter direkt, also ohne einen Registrierungszwang, möglich sein. Eine Vergabestelle muss sich für eine rechtskonforme eVergabe-Plattform entscheiden. Wir können hierzu nicht über den Wettbewerb  urteilen, wir empfehlen  jedoch zu überprüfen, ob diese  Grundsätze eingehalten werden. Die aumass eVergabe-Plattform ist zu 100% rechtskonform. Im Verbund mit den staatlichen Stellen und renommierten Vergaberechtskanzleien wird die Plattform ständig überprüft und an die aktuellen Veränderungen im  Vergaberecht angepasst. In über 300.000 Verfahren seit etwa 10 Jahren gab es keinerlei rechtliche Beanstandung.

Was kostet eVergabe?

Zunächst einmal: Weniger als bisher. Bisher haben Ausschreibungen in Zeitungen und Anzeigern mehrere Hundert Euro gekostet. Bei einem Projekt wie einem Kindergarten, bei dem viele Gewerke und somit Ausschreibungen erforderlich waren, summierten sich die Inserats-Kosten oft auf mehrere Tausend Euro für ein einziges Projekt.
Bei der eVergabe kann jeder Anbieter sein Preismodell frei wählen. Der Markt hat  sich bereits angenähert, die etablierten Plattformen verlangen in der Regel ähnliche Nutzungsgebühren (ca. 2500 Euro p.a. für 3 Nutzer, ca. 89 Euro pro Einzelausschreibung).
Es gibt leider Anbieter mit nicht rechtskonformen  Preismodellen, bei denen auch Bieter bezahlen müssen. Es gibt auch Anbieter, die gegenüber Vergabestellen mit nachträglichen intransparenten Kosten und Gebührenblöcken agieren. Hier empfehlen wir, die Preismodelle genau zu vergleichen.
Weiter empfehlen wir, neben den Kosten  auch den angebotenen Funktionsumfang  genau zu vergleichen. Unter anderem sollten die folgenden Dinge beachtet werden: Ist die eVergabeakte inklusive? Werden gute Einkaufsergebnisse erzielt? Ist die Oberfläche einfach zu bedienen? Können mehrere Auftragsgeber parallel bearbeitet werden? Ist ein unbegrenztes Datenvolumen enthalten?
Eine ProFlat Lizenz für drei Nutzer bei vollem Funktionsumfang und inklusive eVergabeakte kostet bei Aumass eVergabe 2300 Euro pro Jahr. Sie können damit unbegrenzt viele Vergabeverfahren durchführen. Weitere Tarife, auch ein Einzelabrechnungsmodell für 89 Euro pro Ausschreibung, stehen Ihnen zur Verfügung. Zum  Kennenlernen der Aumass Plattform bieten wir Ihnen an, drei Ausschreibungen gebührenfrei durchzuführen.

Müssen Bieter sich registrieren und bezahlen?

Die Suche nach öffentlichen Ausschreibungen und das Herunterladen der Vergabeunterlagen haben registrierungsfrei und kostenlos zu erfolgen. Bei der Aumass eVergabe-Plattform ist das so verwirklicht.
Erst wenn ein Bieter an einem beschränkten Verfahren teilnehmen oder in einem Vergabeverfahren über die eVergabe-Plattform mit der Vergabestellen kommunizieren oder ein Angebot einreichen möchte, ist für eine eindeutige Identifikation des Bieters eine Registrierung erforderlich. Auch diese Registrierung  erfolgt bei Aumass  ausdrücklich gebührenfrei.
Grundsätzlich ist bei aumass die 100%-ige Nutzung aller Funktionen der eVergabe-Plattform für alle Bieter gebührenfrei.
Bei aumass fallen für den Bieter lediglich dann Gebühren an, wenn sich der Bieter für einen Tarif mit erweitertem Funktions- und Komfortumfang entscheidet. So kann ein Unternehmen beispielsweise  mehrere Nutzer  anlegen wollen und eine spezielle Rollen- und Rechteverwaltung benötigen.  Ein solcher Business Tarif ist dann mit  Kosten verbunden.