Plattform für Ausschreibung und eVergabe

aumass eVergabe Einblick in die Plattform

Nachfolgend präsentieren wir Ihnen gerne einige Ansichten, um Ihnen einen ersten Eindruck über die aumass eVergabe-Plattform zu ermöglichen. Sie erhalten so einen schnellen Überblick über die logischen Bedienoberflächen und die Hauptfunktionen der eVergabe-Plattform.
Die Ansichten umfassen die wesentlichen Bereiche wie Ausschreibungsübersicht, Ausschreibungsdetails, VergabeNavi®, Angebotsübersicht, Dokumentation, Projektverwaltung, Bieterverwaltung, Markterkundung, Veröffentlichungen und Formulare, Nutzerverwaltung.

Projektverwaltung

In der Projektverwaltung befinden sich die zentralen Verwaltungsfunktionen für jedes Projekt. Hier werden die Zugriffsrechte der Nutzer eingestellt und die verschiedenen Auftraggeber eines Projektes definiert. Die Projektverwaltung ermöglicht es, einen guten kaufmännischen Überblick über die einzelnen Vergaben innerhalb eines Projektes zu behalten.
In der Projektverwaltung ist auch die eVergabeakte des Projektes gespeichert. Es besteht jederzeit die Möglichkeit, die eVergabeakte zu exportieren. Am Ende eines Projektes erfolgt mit der „Versiegelung“ der eVergabeakte der finale Export in das IT-System der Vergabestelle.

Interne Dokumentation

Über ein freies Eingabefeld mit Importfunktion kann zu jeder Ausschreibung und zu jedem Vergabeverfahren die interne Dokumentation elektronisch erfasst werden. Beliebige Dokumente, beliebige Sachverhalte oder sonstige  vergaberelevante Informationen können so unabhängig vom eigentlichen Verfahrensablauf auf der eVergabe-Plattform gespeichert werden. Die gesamte Verfahrensdokumentation und die hinzugefügte interne Dokumentation werden am Ende in der eVergabeakte archiviert und gesichert.

Ausschreibungsübersicht

Alle Ausschreibungsvorgänge beginnen in der Ausschreibungsübersicht. Dort wird die Verfahrensart gewählt, wodurch automatisiert viele Einstellungen vorbelegt werden. In der Ausschreibungsübersicht werden alle Einstellungen des Verfahrens kompakt und übersichtlich verwaltet.
Hier werden auch die grundsätzlichen Angaben eingetragen: das Projekt, der oder die Auftraggeber, der Titel und die Leistung, die Kurzbeschreibung (z.B. grobe Massen), der Leistungsbereich, der Ausschreibungsverfahrenstyp, die Ex Ante und die Ex Post Einstellungen, die Art der Angebotsannahme,  optionale Auswahl der Signaturart, sowie losweise Vergabe, etc.

VergabeNavi®

Bei der aumass eVergabe-Plattform sind alle Ausschreibungen und alle Vergabeverfahren stets in der gleichen Art und Weise aufgebaut. Das aumass VergabeNavi führt die Vergabestelle dabei geordnet durch die verschiedenen Vergabeverfahren und ermöglicht durch sinnvolle Vorbelegungen je Verfahrensart effizientes  Arbeiten.  Die Vergabenavigation führt beginnend mit der Ausschreibungsdetailübersicht chronologisch durch das gesamte Verfahren. So werden die Veröffentlichung und Bekanntmachung, der  Angebotstresor, die  Kommunikation mit den Bietern, die Statistikmeldungen und die interne Dokumentation chronologisch durchgeführt. Die Bewerber und die Bieter  werden bei dem verschiedenen Vergabefahren automatisch eingeblendet.
Das VergabeNavi® ermöglicht es, einen hervorragenden Überblick über alle Verfahren zu behalten. Die übersichtliche Fristenverwaltung und der zielgenaue Zugriff auf die verschiedenen Verfahrensschritte helfen dabei, Verfahrensfehler zu vermeiden.

Ex Ante & Ex Post

Ex Ante und Ex Post Informationen sind automatisiert in den elektronischen Ausschreibungsprozess implementiert. Die erforderlichen statistischen Meldungen werden automatisiert an den Bund und die Länderministerien weitergeleitet. Die Informationsbestätigung ist entweder sofort oder am Ende des Vergabeverfahrens mit der eVergabeakte exportierbar. Eine Funktion zur Korrektur der Ex Ante und Ex Post Meldungen ist ebenfalls vorhanden.
Bei klassischer „nicht digitaler“ Vergabe auf Papier ist eine Ex Ante und Ex Post Meldung über die eVergabe-Plattform ebenfalls möglich.

Bieterverwaltung und beschränkte Ausschreibung

Die aumass eVergabe-Plattform enthält in allen Tarifen eine Bieterverwaltung, in der die Bieter frei konfigurierbaren Kategorien zugeordnet werden können. Die Bieterdaten können aus Ihrem bereits vorhandenen Bieterverzeichnissen einfach importiert werden. Neue Bieter können jederzeit hinzugefügt und editiert werden.
In beschränkten Ausschreibungen und freihändigen Verfahren können Bieter einfach der Bieterliste hinzugefügt werden und zu einem Ausschreibungsverfahren eingeladen werden. Durch  eine einfach e Einladung über die eVergabe Plattform (automatisiert per E-Mail) und die 100% gebührenfreie Registrierung der Bieter  erfolgt ein reibungsloser Übergang  Ihrer Bieter in die eVergabe.

aumass BauVerzeichnis®

Mit dem aumass BauVerzeichnis® verfügen Vergabestellen über eine skalierbare Auswahl von rund 270.000 Bau- und Handwerksunternehmen. Vergabestellen können mit dem Zusatzpaket aumass BauVerzeichnis® jederzeit mit einer geeigneten Anzahl von Unternehmen in Einladungsverfahren in Kontakt treten.
Für den strategischen Einkauf innerhalb einer Auftraggeber-Organisation zeigen sich damit neue Partner und erfolgreiche  neue Wege.

Angebotstresor

Im Angebotstresor werden die elektronischen Angebote der Bieter bis zur Submission respektive Angebotseröffnung gesammelt und verschlüsselt vorgehalten. Die Vergabestelle sieht zunächst nur, wie viele Angebote anonym eingegangen sind. Die Eröffnung erfolgt im Vier-Augen-Prinzip durch die Mitarbeiter der Vergabestelle.
Im geöffneten Zustand sind alle Angebote und Dokumente einsehbar. Die eVergabe-Plattform stellt die Angebote übersichtlich zusammen und erzeugt das Submissionsprotokoll. Erfolgt der Angebotseingang in einer Übergangsphase weiterhin „digital und postalisch“, wird die Submission wie bisher manuell durch die Vertreter der Vergabestelle durchgeführt.
Der Angebotstresor kann nach Eröffnung zur Prüfung und Wertung exportiert werden. Im Angebotstresor sind verschiedene weitere Funktionen enthalten, wie beispielsweise die Aufhebung der Ausschreibung.

eVergabeakte

Die elektronische Vergabeakte kann zu jedem Zeitpunkt eines laufenden Verfahrens erzeugt werden. Die eVergabeakte enthält alle Daten eines Verfahrens, alle Dokumente, die personalisierten Zugriffe und die gesamten Datentransfers, die während eines Vergabeverfahrens entstanden sind. Die Dokumente können komprimiert im Dokumentenmanagementsystem der Vergabestelle archiviert werden.
In der eVergabeakte wird mit der abschließenden Versiegelung auch die vollständige IT-Historie (log.file) eines Verfahrens dokumentiert.
Die eVergabeakte ist bei allen Tarifen der aumass eVergabe-Plattform grundsätzlich enthalten.