Plattform für Ausschreibung und eVergabe

eVergabe einfach: Allgemeine Informationen zu eVergabe

Die Zukunft gehört der elektronischen Vergabe, der eVergabe. In 10 Jahren werden sämtliche Vergabeverfahren, ob öffentlich oder privat, durch elektronische Vergaben erfolgen. Die Umsetzungsfristen stehen weitestgehend, die Wertgrenzen sind festgelegt.
Die Umstellung auf die eVergabe bedeutet für alle Beteiligten, Vergabestellen, Bieter, Prüfer, externe Planer etc. eine Veränderung in den gewohnten Arbeitsabläufen. Andererseits ist eVergabe auch eine große Chance zur Vereinfachung der Arbeitsprozesse und für Arbeitserleichterungen.
Hier haben wir allgemeine Informationen zur eVergabe, von der Entwicklung, über Vorteile der elektronischen Verfahren, bis hin zu einem Ausblick in die Zukunft für Sie zusammengefasst.

Was ist eVergabe?

Definition: E- Vergabe bedeutet die medienbruchfreie, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung von Beschaffungsprozessen. Also die elektronische Abbildung der bisherigen Papier-Verfahren.
Dies umfasst sämtliche Stufen eines Vergabeverfahrens, von der Ausschreibungsbekanntmachung über die Übermittlung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen, bis zur Nachreichung von Ergänzungen. Darüber hinaus gehört dazu die gesamte Bieterkommunikation, die Abgabe von elektronischen Angeboten durch die Bieter in den verschlüsselten Angebotstresor, die Submission nach dem 4-Augen-Prinzip, sowie die Zuschlagserteilung, respektive Absage an die Bieter.
Ergänzend erfolgt die interne Dokumentation aller Verfahrensschritte automatisch. Es werden Auswertungsstatistiken sowie Meldungen nach VergStatVO Ex Ante und Ex Post ebenfalls automatisch erzeugt.
Am Ende eines Verfahrens werden alle Vorgänge in der elektronischen eVergabeakte gespeichert und dokumentiert.

Wie ist die eVergabe entstanden?

2001 wurden in Deutschland mit der damaligen Erneuerung der Vergabeverordnung (VgV), dem novellierten Signaturgesetz sowie mit dem Inkrafttreten der Signaturverordnung die rechtlichen Grundlagen für die elektronische Vergabe geschaffen.
Im Folgenden trat die EU-Kommission im Jahr 2004 mit dem Ziel an, die Digitalisierung von Vergabeprozessen zu stärken. Die Diskussion um die Umsetzung als elektronische Vergabe zur Einführung der sogenannten „eVergabe“ war angestoßen. Der sportliche Zeitplan der EU wollte die Einführung vollelektronischer Vergabesysteme in den Mitgliedstaaten bis 2008 realisieren. Hinter diesem Ziel sind die meisten Staaten etwas zurück geblieben. Aber spätestens seit April 2014 wurde die eVergabe tatsächlich spruchreif.
Die Durchsetzung der E-Vergabe hat die EU-Kommission durch Erlass neuer EU-Vergaberichtlinien im Jahr 2014 beschleunigt. Die Pflicht zur Einführung elektronischer Vergaben bei europaweiten Ausschreibungen wird bis Oktober 2018 verbindlich.
In Deutschland setzt sich seit 2017 die elektronische Vergabe im öffentlichen Sektor durch. Das Vergaberecht erwartet noch die finale Übertragung in den Unterschwellenbereich mit der Einführung der UVgO.
Heute stehen Ihnen mehrere eVergabe-Plattformen zur Auswahl, die die Problemstellung mehr oder weniger gut lösen. Noch verwenden erst wenige kommunale Vergabestellen elektronische Vergabelösungen. Dies wird sich mittelfristig stark verändern.

Was sind die generellen Vorteile der eVergabe?

Transparenz

eVergabe sorgt mit transparenten und durch die Plattformen geführten Verfahren für eine höhere Rechtssicherheit der Beschaffungsabläufe. Die gesamte Kommunikation wird elektronisch durchgeführt und ist somit CIC rechtskonform durchgeführt.

Arbeitserleichterung

Die internen Vergabeabläufe werden vereinfacht und leisten damit einen großen Beitrag zur Arbeitserleichterung. Die eVergabe führt zu einer tatsächlichen Zeit- und Kostenersparnis.

Rechtssicherheit

Für die öffentlichen Vergabestellen und private Auftraggeber liegen die Vorteile in der logischen Abbildung des Vergabeprozesses auf der Vergabeplattform. Die eVergabe-Plattform führt Sie unter Berücksichtigung der vergaberechtlichen Regelungen durch die Vergabeverfahren, Ihre Rechtssicherheit ist gewährleistet.
Selbst das Mitführen eines „elektronisch-handschriftlichen“ Vergabevermerks ist möglich und erleichtert die Erfüllung der Dokumentationspflicht.

Bietervorteile

Bieter erhalten durch die eVergabe viele Vorteile. Sämtliche Vergabeunterlagen werden vollelektronisch, uneingeschränkt, unmittelbar und kostenlos zur Verfügung gestellt. Der vereinfachte Zugang zu Ausschreibungen, die gezielte Suche nach Ausschreibungen, die Möglichkeit der unmittelbaren Einsichtnahme in die Verdingungsunterlagen, eine schnelle Bearbeitung und Übermittlung der Angebote, die Verringerung des Zustellrisikos, sowie die Empfangsbestätigung nach Angebotsabgabe sind hier beispielhaft genannt.
Zudem können Sie, falls erwünscht, rund um die Uhr Ausschreibungen suchen und auf die Projekte bieten. Die Zustellzeiten werden durch die elektronische Übermittlung auf Millisekunden reduziert.

Hat die eVergabe auch Nachteile?

Die Zahl der eVergabe-Plattformen in Deutschland wächst. Unternehmen, die sich regelmäßig an Ausschreibungen des Bundes, der Länder und der Kommunen beteiligen, müssen sich bislang auf jeder einzelnen Plattform separat anmelden; mit allen daraus resultierenden Problemen wie hohen Kosten, unterschiedlichen Standards, Interoperabilitätsproblemen, etc.
Bieterseitige Probleme ergeben sich dabei vor allem durch die „kartengestützen“ elektronischen Signaturen (fortgeschriebene Signatur). Wenn eine Vergabestelle entscheidet, dass für ein Vergabeverfahren eine elektronische Signatur mit Karte erforderlich ist, sind die Bieter mit einem erheblichen Verwaltungsaufwand konfrontiert.
Bei den verschiedenen elektronischen Signaturen mit Karte gibt es bisher keinen einheitlichen Standard. Die Bieter sind so gezwungen, für verschiedene Plattformen oder Verfahren verschiedene Signaturlösungen vorzuhalten. Zudem benötigt jeder Mitarbeiter eines Unternehmens, der mit der Angebotsabgabe befasst ist, eine eigene persönliche Kartensignatur.
Bieter, oft kleine und mittelständische Unternehmen, stehen damit bei den kartengestützen Signaturlösungen vor erheblichen Eintrittsbarrieren, die Ihnen den Zugang zu den eVergabe Verfahren erschweren.
Eine gute Lösung der Signaturproblematik ist die Abgabe der Angebote lediglich in Textform gemäß § 126 (b) BGB zu fordern.
Dies ist für jeden Bieter problemlos und ohne diskriminierenden Mehraufwand einfach möglich.
Die Entwicklung hin zu elektronischen Angeboten in Textform gemäß § 126 b BGB wird vom Gesetzgeber unterstützt und empfohlen. Nur noch in Ausnahmefällen soll eine kartengestützte elektronische Signatur verlangt werden. Für den Bereich der nationalen Vergaben soll eine entsprechende Regelung zum Standard werden.

eVergabe, was kommt noch?

Die eVergabe Plattformen werden in Zukunft alle Vergabebekanntmachungen an das -Portal Bund.de übermitteln. Auf dieser Plattform werden dann alle Ausschreibungsbekantmachungen zu finden sein.
Gleichzeitig werden die privaten Plattformen ebenfalls alle Ausschreibungsbekanntmachungen aller Plattformen anzeigen.
Nach der flächendeckenden Einführung der eVergabe wird in einigen Jahren auch die Abrechnung für die Leistungen auf die Plattformen überführt werden. Die Auftraggeber werden dann die Abrechnungsläufe AVA-gestützt mit Ihren Auftragnehmern online durchführen.