Plattform für Ausschreibung und eVergabe

FAQ Antworten auf Ihre Fragen

Die häufigsten Fragen zu eVergabe und Ausschreibungen haben wir nachfolgend für Sie zusammengefasst. Sollte Ihre Frage nicht beantworten werden, setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Wir helfen Ihnen gerne weiter.

eVergabe

Bis wann sind die EU Richtlinen 2014/24/EU, 2014/23/ EU sowie 2014/25/ EU zur e-Vergabe umzusetzen?

Die Standards der e-Vergabe mit Stand 18.April 2016 gem. EU RILI 2014/24/25 EU sind in Entsprechung der neuen Vorgaben des Vergaberechtsmodernisierungsgesetztes mit Stand 18 April 2016 ff. für alle oberschwelligen Vergaben umzusetzen.

Dies betrifft insbesondere die Bereitstellung der Vergabeunterlagen, sowie die Bieterkommunikation ab 18 April 2016 ff.

In einem zweiten Schritt sind die erweiterten Vorgaben der e-Vergabe gem. EU RILI 2014/24/25 EU in Entsprechung der neuen Vorgaben des Vergaberechtsmodernisierungsgesetztes mit Stand 18. April 2017 ff. für zentrale Vergabestellen sowie für alle übrigen Vergabestellen bis 18.04 2018 ( 18.10.2018) ff. für alle oberschwelligen Vergabe umzusetzen.

Dies betrifft insbesondere die Entgegennahme von Digitalen Angeboten.

Stand 11/ 2016

Welche Rolle spielt aumass nach den EU Vergaberichtlinen 2014 / 23/ 24/ 25 ?

Mit dem webbasierten aumass e-Vergabe Online-Portal bietet die aumass GmbH & Co. KG die erforderliche elektronische Kommunikation IKT gem. Artikel 2 Abs. 19 und Art 22 der EU Richtlinie 24/ 2014 als Beschaffungsdienstleister entsprechend Artikel 2 Abs. 17 der EU Richtlinie 24/ 2014 zur e-Vergabe im Oberschwellenbereich sowie für nationalen Ausschreibungen i. V. m. § 9 VgV § 10 VgV und § 11 VgV mit Stand 18.04.2016, insbesondere § 97( 5) VgV für Aufträge der Bauleistungen VOB/ A, Lieferleistungen (ehem. VOL/ A) sowie Dienstleistungen (ehem. VOF).

Als konzessionärer „Beschaffungsdienstleister“ gem Art 2 Abs. 17 bieten wir die elektronische Verfügbarkeit und gesamte Bieterkommunikation gem Art 53 der EU Richtline 2014/ 23 24 und 25/ EU.

Stand23. August 2016

Müssen alle Vergabeverfahren elektronisch durchgeführt werden?

Verpflichtend ist nur die elektronische Abwicklung von solchen Auftragsvergaben, deren Wert die EU-Schwellenwerte erreicht oder überschreitet.

Für Auftragsvergaben unterhalb der Schwellenwerte sind elektronische Vergabeverfahren nicht verpflichtend. Ob sie auch hier eingesetzt werden sollen, entscheidet der Auftraggeber noch ohne Verpflichtung.

Stand 27. September2016

Warum müssen kommunale Auftraggeber elektronische Vergabeverfahren einführen?

Die Verpflichtung, elektronische Vergabeverfahren einzuführen, ergibt sich für alle öffentlichen Auftraggeber aus den neuen, zum 17. April 2014 in Kraft getretenen europäischen Vergaberichtlinien. Diese müssen bis zum 18. April 2016 in nationales Recht umgesetzt werden. Der Entwurf eines nationalen Gesetzes zur Modernisierung des Vergaberechts, mit dem der vierte Teil des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen neu gefasst werden soll, befindet sich derzeit im Gesetzgebungsverfahren. Einzelheiten sollen in mehreren Verordnungen geregelt werden, die die Bundesregierung mit Zustimmung des Bundesrats erlassen kann.

Welche Schritte / Teile eines Vergabeverfahrens müssen zwingend elektronisch abgewickelt werden?

Die europäischen Vergaberichtlinien fordern, dass die gesamte Bieter-Kommunikation und der gesamte Informationsaustausch mit elektronischen Mitteln erfolgen müssen.

Dazu gehören insbesondere die elektronische Übermittlung von Bekanntmachungen und Teilnahmeanträgen, die elektronische Verfügbarkeit der Vergabeunterlagen, die elektronische Einreichung von Angeboten und die elektronische Zuschlagserteilung und Information der nichtberücksichtigte Bieter.

Hingegen ist es nicht zwingend erforderlich, dass die Angebote auch elektronisch verarbeitet und bewertet werden.

Eine medienbruchfreie, vollständig elektronische Abwicklung von Vergabeverfahren wird nicht rechtlich vorgeschrieben werden. Ob dies jeweils eingeführt werden soll, entscheidet der Auftraggeber.

Stand 23. August 2016

Welche Vergabeplattform kann ausgewählt werden ?

Nein, es wird keine einheitliche Vergabeplattform für alle öffentlichen Auftraggeber geben.

Jeder Auftraggeber kann eine Vergabeplattform selbst wählen!

unabhängig davon ob es sich um einen geföderten und/ oder Privatrechtlichen Auftraggeber handelt der öffentliche Förderungen erhält,

oder es sich um einen öffentlich rechtlicher Auftraggeber im Rahmen des Vergaberechts handelt. Dies ist abhängig davon ob der Auftraggeber als Zentrale Beschaffungsstelle geführt wird.

Stand 07/ 2016

Muss jede Kommune eine Vergabeplattform vorhalten?

Ob kommunale Auftraggeber eigene Vergabeplattformen vorhalten, müssen sie eigenverantwortlich unter Berücksichtigung ihrer Bedürfnisse prüfen.

Neben einer Nutzung der staatlichen Vergabeplattformen oder der Anschaffung eines eigenen Systems kommt insbesondere für Kommunen, die nur selten Aufträge oberhalb der EU-Schwellenwerte vergeben, auch eine Inanspruchnahme privater Beschaffungsdienstleister in Betracht.

Die hierfür erforderlichen Dienstleistungsaufträge mit dem Beschaffer müssen – sofern sie die Grenze für einen zulässigen Direktkauf in Höhe von derzeit 500 € (ohne Umsatzsteuer) überschreiten – von den kommunalen Auftraggebern im Wettbewerb vergeben werden.

Denkbar ist auch eine Kooperation mit anderen kommunalen Auftraggebern. Wird dabei eine vorhandene Vergabeplattform einer anderen Kommune im Rahmen der interkommunalen Zusammenarbeit nach dem KommZG dauerhaft mitbenutzt (Art. 7 Abs. 2 Satz 1 KommZG), wird diese als zentrale Beschaffungsstelle tätig.

Zentrale Beschaffungsstellen können ohne vorherigen Wettbewerb eingebunden werden. Auch gelegentliche, anlassbezogene Kooperationen über Dienstleistungsvereinbarungen zwischen einzelnen Kommunen sind nicht ausgeschlossen.

Welche Vergabeplattformen sind für kommunale und öffentlich geförderte Auftraggeber geeignet?

Grundsätzlich sind die privaten und staatlichen Plattformen für kommunale und geförderte Auftraggeber geeignet.

Es gibt ausreichend Anbieter auf dem Markt. Welches System die spezifischen Bedürfnisse des jeweiligen Auftraggebers am besten erfüllt und den bei ihm üblichen Workflow bestmöglich abbildet, kann nur er selbst entscheiden.

Dabei ist es unabdingbar, im Vorfeld die jeweiligen internen Organisationsabläufe zu analysieren.

Es kann zur Entscheidungsfindung hilfreich sein, in Frage kommende Systeme im Echtbetrieb zu betrachten, um ihre Eignung für den Einsatz beim jeweiligen Auftraggeber bewerten zu können.

Stand 04/ 2016

Verstößt die Forderung nach einer Registrierung des interessierten Unternehmens gegen die Vorgabe eines direkten und unmittelbaren Zugriffs?

Hierzu hat das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie folgendes mitgeteilt:

Hier ist zu unterscheiden zwischen „bloßen“ Interessenten an den Ausschreibungsunterlagen und „aktiven“ Bewerbern oder Bietern, die einen Teilnahmeantrag oder ein Angebot abgeben möchten oder bereits abgegeben haben.

1 – Das bloße Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen muss für jedermann direkt und unmittelbar – d. h. ohne vorherige Registrierung – möglich sein.

2 – Um die elektronische Kommunikation in diesem Stadium zu erleichtern, könnte den Interessenten bereits durch eine voreingestellte Opt-out-Funktion angeboten werden, einen Benutzernamen und eine gültige E-Mailadresse anzugeben. Diese Option könnte durch einen Hinweis auf die Vorteile, die mit der Angabe dieser Daten verbunden sind, ergänzt werden (zum Beispiel Informationsfluss bei Änderung der Unterlagen, Beantwortung von Rückfragen).

3 – Spätestens, wenn sie eine Frage zum Vergabeverfahren haben, müssen Interessenten, die sich zwar die Ausschreibungsunterlagen heruntergeladen, jedoch (noch) keinen Teilnahmeantrag bzw. kein Angebot abgegeben haben, ihre Kontaktdaten angeben.

4 – Unternehmen, die einen Teilnahmeantrag einreichen oder ein Angebot abgeben, müssen zur Angabe ihrer Kontaktdaten aufgefordert werden.

Hier unterscheidet sich das mithilfe von IKT durchgeführte Vergabeverfahren nicht vom papierbasierten Verfahren.

Nur der kann als Bieter im Vergabeverfahren auftreten, der seinen Teilnahmeantrag bzw. sein Angebot mit Angaben zu dem sich bewerbenden oder bietenden Unternehmen sowie zu den verantwortlichen Mitarbeitern versieht.

Einzelheiten werden in den weiteren Verordnungen des Bundes geregelt werden.

Können die Anbieter von Vergabeplattformen von den beteiligten Unternehmen für die elektronische Abwicklung von EU-weiten Vergabeverfahren ein Entgelt verlangen?

Der Zugang zu den Vergabeunterlagen in EU-weiten Verfahren darf nicht mit Kosten verbunden sein. Weitere Aussagen treffen die europäischen Vergaberichtlinien Stand 11/2016 nicht.

Dies fordert jedoch nicht, dass öffentliche Auftraggeber grundsätzlich ihre Zugangsinstrumente und Dienstleistungen unentgeltlich zur Verfügung stellen müssen, und schließen Entgelte für sogenannte redaktionelle Mehrwertdienste für Bieter durch Anbieter der Informations und Kommunikationstechnologie (IKT) nicht aus.

aumass stellt jedoch allen Bietern einen kostenfreien Zugang im Unternehmer-Paket A zur Verfügung. Dies schließt auch die Möglichkeit ein, gebührenfrei digitale/ elektronische Angebote in Textform nach § 126 (b) BGB zu den jeweiligen Auftraggeberausschreibungen hochzuladen.

Welche Formerfordernisse müssen derzeit in der e Vergabe beachtet werden?

Derzeit sind keine elektronischen Formerfordernisse für die Vergabeplattformen bekannt. Dies gilt auch für die elektronische Signatur.

Stand 10/ 2016

Gibt es weitere elektronische Instrumente, die im Zusammenhang mit der Erteilung öffentlicher Aufträge zukünftig vorzuhalten sind?

Die neuen europäischen Vergaberichtlinien sehen zukünftig drei spezifische Instrumente für eine elektronische Auftragsvergabe vor:

1) – dynamische Beschaffungssysteme

Marktübliche Lieferungen können über ein vollelektronisches Verfahren beschafft werden, das für eine festgelegte Gültigkeitsdauer jedem Wirtschaftsteilnehmer offen steht, der die Eignungskriterien erfüllt.

2) – ektronische Auktionen

Mit diesem – sich in sich wiederholenden Verfahrensschritten dem Ergebnis annähernden – Verfahren können nach einer ersten vollständigen Bewertung der Angebote nach unten korrigierte Preise und/oder neue, auf bestimmte Komponenten der Angebote abstellende, Werte vorgelegt werden.

3) – elektronische Kataloge

Öffentliche Auftraggeber können festlegen, dass die Angebote in Form eines elektronischen Katalogs übermittelt werden oder einen Katalog beinhalten müssen.

Diese neuen Beschaffungsverfahren müssen in das nationale Recht übernommen werden. Die kommunalen Auftraggeber können jedoch nicht verpflichtet werden, die technischen Voraussetzungen für die Anwendung dieser Instrumente zu schaffen.